Comprendre la collecte d'informations

Découvrez comment vos réponses à la collecte d'informations déterminent les échéances de votre carnet d'entretien et les montants de votre étude du fonds de prévoyance.

L'essentiel

La collecte d'informations retrace l'histoire des parties communes de votre immeuble : les travaux réalisés, leurs dates et la situation de votre fonds de prévoyance. Ces informations permettent d'améliorer l'estimation, pour chaque élément, du moment où il devra être réparé ou remplacé.

Comprendre comment ces échéances sont calculées vous aidera à voir pourquoi vos réponses à la collecte comptent autant que l'inspection visuelle de votre immeuble.

Comment les informations recueillies alimentent le carnet d'entretien

À la suite de l'inspection, votre chargé de projet établit l'inventaire des éléments de votre immeuble à partir des observations et des photos de l'inspecteur. Le représentant autorisé reçoit ensuite un formulaire en ligne qui présente chaque élément, pour vous aider à le reconnaître et à compléter les informations manquantes.

Les informations qui influencent les calculs

Pour déterminer quand chaque élément devra être réparé ou remplacé, votre chargé de projet croise trois informations :

• L'état observé. Les observations de l'inspecteur ajustent l'échéance théorique : un élément en bon état peut durer plus longtemps que prévu, un élément détérioré demander une intervention plus tôt.
• La durée de vie utile. Chaque type d'élément a une durée de vie de référence : une membrane de toiture, un revêtement de maçonnerie et une porte de garage n'ont pas la même longévité.
• L'année d'installation ou du dernier remplacement. Cette information provient de vos réponses à la collecte. Lorsqu'elle est inconnue, l'année de construction de l'immeuble est utilisée par défaut.

Vos réponses sont donc essentielles : une réfection de toiture non signalée peut faire prévoir son remplacement bien trop tôt, comme dans l'exemple ci-dessous, et fausser la planification de vos travaux et de vos contributions.

Les informations à fournir dans le formulaire

Le formulaire est transmis au représentant autorisé par un lien qui peut être partagé avec les administrateurs, le gestionnaire ou les copropriétaires qui connaissent l'historique de certains travaux. Les informations sont conservées au fur et à mesure : vous pouvez le remplir en plusieurs fois et à plusieurs, puis le soumettre dans le délai indiqué lors de l'envoi.

Pour chaque élément, le formulaire vous demande notamment s'il a été remplacé ou réparé depuis la construction de l'immeuble, en quelle année et dans quelle mesure : toute la toiture ou une section seulement, toutes les fenêtres ou quelques-unes.

Quels montants indiquer pour le fonds de prévoyance?

Le formulaire demande aussi deux montants qui situent votre fonds de prévoyance au début de l'étude. Ils soulèvent souvent des questions, puisqu'ils ne correspondent pas toujours aux chiffres consultés au quotidien.

• Le solde de départ du fonds. Il s'agit du montant que votre fonds devrait contenir à la fin de l'année financière en cours, soit au début de la première année couverte par l'étude. C'est le point de départ des calculs : il permet de déterminer si un renflouement est nécessaire. Additionnez toutes les sommes qui appartiennent au fonds, placées ou en liquidités, sans celles qui servent aux dépenses courantes du budget d'exploitation. Une estimation fondée sur le solde actuel et les versements prévus d'ici la fin de l'année convient.
• La contribution annuelle prévue au budget. Il s'agit du montant que votre syndicat prévoit verser au fonds de prévoyance pendant l'année financière en cours, et non du total des charges communes. Il sert surtout à mesurer l'écart avec les contributions recommandées.

Par exemple (montants fictifs), si votre année financière se termine le 31 décembre, que le fonds contient 45 000 $ au 30 septembre et que 3 000 $ y seront encore versés d'ici la fin de l'année, indiquez un solde de départ d'environ 48 000 $.

Si ces montants changent de façon importante avant la livraison, par exemple à l'adoption d'un nouveau budget, écrivez-nous : votre étude partira ainsi des données les plus justes.

Un élément ne correspond pas à votre immeuble?

Il peut arriver qu'un élément de l'inventaire soit mal identifié, n'existe plus ou apparaisse en double. Signalez-le directement dans le formulaire, à l'élément concerné : votre chargé de projet vérifiera l'information avant de préparer vos documents.

Un doute sur la responsabilité du syndicat?

L'inventaire tient compte, entre autres, de votre déclaration de copropriété en vigueur. Certains éléments, comme ceux des parties communes à usage restreint, sont réservés à l'usage d'un copropriétaire sans lui appartenir exclusivement, ce qui soulève parfois des questions.

Votre déclaration demeure la référence : la consulter aidera le représentant autorisé à préparer un échange avec notre équipe, qui pourra expliquer comment vos documents traitent l'élément. Nos explications sont fournies à titre informatif et ne constituent pas un avis juridique.

Comment bien remplir le formulaire

Quelques repères vous aideront à fournir des réponses précises, même si vous ne connaissez pas tout l'historique de votre immeuble.

• Rassembler les bonnes sources. Les factures de travaux, les procès-verbaux d'assemblées, les anciens rapports et les registres du syndicat contiennent souvent les années de remplacement. D'anciens administrateurs ou votre gestionnaire peuvent aussi compléter directement les éléments qu'ils connaissent.
• Préférer une approximation à une réponse vide. Si vous connaissez au moins une période approximative ou la portée des travaux, indiquez-la : « vers 2018-2020, toute la toiture » reste beaucoup plus utile qu'une case vide, qui renvoie à l'année de construction.
• Préciser les travaux partiels. Si un élément n'a été remplacé qu'en partie, ou si les copropriétaires ont remplacé leurs fenêtres à des dates différentes, mentionnez-le en précisant les unités ou les sections concernées.

Si certaines informations restent introuvables

Il est normal de ne pas connaître tout l'historique de votre immeuble. Si vous retrouvez une information après avoir soumis le formulaire, écrivez-nous : elle pourra être ajoutée à votre dossier tant que vos documents sont en préparation, ou intégrée par une demande de révision, sans frais, dans les 90 jours suivant la livraison.

Et si…

• Le délai approche et le formulaire n'est pas complet. Soumettez ce que vous avez rassemblé dans le délai indiqué : le reste pourra être ajouté ensuite.
• Vous n'avez pas encore reçu le formulaire. Vous n'avez rien à déclencher : il vous est envoyé après l'inspection, sans date d'envoi précise.
• Des travaux ont été faits depuis l'inspection. Indiquez-les aussi dans le formulaire, avec leur année et leur portée.
• Vous ne savez pas quels documents joindre. Les factures ne sont pas requises, mais elles aident à confirmer les dates des travaux. Les états financiers complets ne sont généralement pas nécessaires.