Votre carnet d'entretien en un coup d'œil
Découvrez comment votre carnet d'entretien est organisé, dans quel ordre le lire et comment suivre un élément d'un document à l'autre.
L'essentiel
Votre carnet d'entretien est l'outil de gestion au quotidien de votre conseil d'administration. Alors que l'étude du fonds de prévoyance planifie le financement des grands travaux, le carnet décrit les parties communes de votre immeuble, leur état et tout ce qu'il faut faire pour les entretenir, les réparer et les remplacer au bon moment.
Il compte plusieurs documents, et le premier contact peut sembler volumineux. Chacun répond pourtant à une question précise : une fois leur rôle en tête, vous irez droit à l'information utile.
Comment votre carnet est organisé
Votre carnet est livré en format PDF, en cinq documents, et en format Excel. Deux documents décrivent l'immeuble, deux planifient les interventions, et le sommaire réunit ce qui presse.
Le fichier Excel reprend les trois tableaux de planification et ajoute un onglet pour consigner les interventions réalisées. Le rapport d'inspection, remis avec le carnet, rassemble l'ensemble des observations et des photos de la visite de l'inspecteur.
Les exemples de cette série proviennent d'un carnet fictif, préparé pour une copropriété de 12 unités construite en 2006 et présenté comme celui que vous avez reçu. Le nombre de pages varie selon l'immeuble : fiez-vous aux titres des documents et des sections pour vous repérer dans le vôtre.
Suivre un élément d'un document à l'autre
Chaque élément porte le même code et le même nom dans tous les documents du carnet, ainsi que dans votre étude du fonds de prévoyance. Ce code vous permet de reconstituer le raisonnement derrière chaque intervention.
Votre parcours de lecture
Les articles de cette série suivent l'ordre de votre carnet. Gardez-le ouvert à côté de vous pendant votre lecture.
- Lire le sommaire. Les interventions des cinq prochaines années et le document à ouvrir selon votre question.
- Lire l'inventaire et l'état de l'immeuble. La fiche de chaque élément, sa condition et les constats de l'inspection.
- Lire les réparations majeures et les remplacements. La planification à long terme, base de votre étude.
- Lire les entretiens courants et les interventions ponctuelles. Les tâches payées par le budget d'exploitation, leurs priorités et leur calendrier.
- Planifier l'année et tenir votre carnet à jour. Du carnet au budget annuel, puis le suivi des travaux réalisés.
Pour bien commencer
Il n'est pas nécessaire de tout maîtriser dès la première lecture. Parcourez d'abord le sommaire, qui donne en quelques pages une vue d'ensemble des cinq prochaines années, puis confiez à un administrateur le suivi du carnet. Repérez ensuite les interventions les plus rapprochées afin de les prévoir dès la prochaine année financière.
Le carnet accompagne votre immeuble bien au-delà de la livraison : votre conseil en assure la tenue chaque année et le fait mettre à jour par un professionnel tous les cinq ou dix ans, selon les caractéristiques de l'immeuble. Le logiciel Hoodi, offert gratuitement pendant un an, reprend sa planification pour faciliter ce suivi.