Le fonds et le carnet dans l'attestation

Découvrez quels renseignements de l'attestation du syndicat proviennent de votre étude du fonds de prévoyance et de votre carnet d'entretien, et comment les retrouver dans vos documents.

L'essentiel

Deux grandes sections de l'attestation reposent directement sur vos documents : la situation du fonds de prévoyance, qui s'appuie sur l'étude, et la description des réparations majeures et des remplacements, qui s'appuie sur le carnet d'entretien.

Ce sont aussi les sections qu'un acheteur lit avec le plus d'attention, puisqu'elles lui indiquent si des cotisations spéciales risquent de s'ajouter à ses charges dans les années suivant son achat.

Où trouver chaque renseignement?

Chaque section de l'attestation a sa source. Certaines se trouvent dans vos documents Hoodi, d'autres dans les dossiers financiers et administratifs du syndicat.

La section sur le fonds de prévoyance

L'attestation permet à l'acheteur de comparer ce que le fonds contient réellement à ce que l'étude prévoit. Deux montants se retrouvent ainsi côte à côte.

• Le solde du fonds. Le montant accumulé dans le fonds de prévoyance au moment de l'attestation, tel qu'il apparaît dans les livres du syndicat.
• Le montant prévu par l'étude. La somme qui, selon la plus récente étude, devrait être disponible dans le fonds au début de l'année en cours.

Où trouver le montant prévu par l'étude?

Dans votre étude, le tableau du flux de trésorerie présente, pour chaque année, le total du fonds en début de période. C'est ce montant qui sert de référence pour l'année visée par l'attestation. Par exemple, une attestation produite en 2027 reprend le total en début de période de 2027. Si votre syndicat utilise le logiciel Hoodi, les projections du fonds de prévoyance sont aussi accessibles dans la section Prévoyance.

Comment expliquer un écart?

Un solde inférieur au montant prévu n'est pas nécessairement alarmant : il peut s'expliquer par des travaux réalisés plus tôt que prévu, ou par un renflouement en cours, sur la période indiquée dans votre étude. Il est toutefois préférable de pouvoir l'expliquer clairement, puisqu'un écart important peut inquiéter un acheteur ou mener à une négociation sur le prix.

La section sur les réparations majeures et les remplacements

L'attestation décrit sommairement les réparations majeures et les remplacements des parties communes, en regardant à la fois vers le passé et vers l'avenir.

• Les travaux réalisés depuis 5 ans. Pour chaque réparation majeure ou remplacement, on indique la date et le coût. Ces renseignements proviennent de l'historique de votre carnet : l'onglet « Historique des interventions » du fichier Excel, ou l'historique du logiciel Hoodi, prévoit justement une colonne pour la date et une pour le coût.
• Les travaux prévus pour les 10 prochaines années. On indique la date et le coût estimés. L'année provient du document des réparations majeures et des remplacements de votre carnet, et le coût estimé, de l'estimation des dépenses de votre étude, où chaque intervention porte le même code et le même nom.

Votre carnet couvre au moins 25 ans, mais l'attestation n'en reprend que les 10 premières années. Il s'agit d'une description sommaire : on y retrouve les interventions importantes, comme la réfection d'une toiture ou le remplacement des fenêtres, et non chaque entretien courant.

Les autres renseignements liés à l'immeuble

D'autres sections de l'attestation touchent l'état du bâtiment sans provenir directement de vos documents. Votre carnet peut toutefois vous aider à les remplir.

• Les inspections et expertises récentes. Le rapport d'inspection livré avec votre carnet en fait partie, tout comme les expertises que le syndicat a fait réaliser et conservées avec le carnet.
• Les sinistres connus. Ils touchent la partie privative vendue ou les parties communes, et relèvent généralement des dossiers d'assurance du syndicat.
• Les modifications récentes à la déclaration de copropriété. Elles proviennent des actes et des procès-verbaux du syndicat.

Les renseignements financiers et légaux

Le reste de l'attestation porte sur la gestion financière et administrative du syndicat. Ces renseignements se trouvent dans vos états financiers, votre budget et vos polices d'assurance.

• Les charges communes. Les contributions exigées et payées au cours des dernières années.
• La situation financière. Les liquidités disponibles pour les dépenses courantes, les surplus ou déficits des derniers états financiers et le budget de l'année en cours.
• Les assurances. Les renseignements sur les assurances du syndicat, le montant du fonds d'auto-assurance et la plus haute franchise.
• Les litiges. Les recours en cours qui concernent le syndicat.

Peut-on ajouter des renseignements facultatifs?

Oui. Certains organismes du milieu, comme le RGCQ, recommandent d'ajouter des renseignements facultatifs pour mieux informer l'acheteur, dans le respect de la vie privée des copropriétaires. Le module d'attestation du logiciel Hoodi permet d'ajouter ces renseignements supplémentaires si votre syndicat le souhaite.

Comment préparer ces sections

Une bonne préparation permet de remplir les sections liées au fonds et au carnet en quelques minutes plutôt qu'en quelques jours.

• Repérer les bons tableaux. Repérez dans votre étude le flux de trésorerie et l'estimation des dépenses et, dans votre carnet, le document des réparations majeures et des remplacements.
• Confirmer le solde réel du fonds. Vérifiez-le auprès du trésorier ou du gestionnaire, à la date la plus récente possible.
• Compléter l'historique des 5 dernières années. Assurez-vous que chaque réparation majeure et chaque remplacement réalisés figurent au carnet avec leur date et leur coût.
• Préparer une explication des écarts. Si le solde diffère du montant prévu, rédigez une courte note que le conseil pourra réutiliser d'une attestation à l'autre.