Un nouveau conseil d'administration prend le relais
Découvrez comment assurer la transition de votre dossier lorsque la composition du conseil d'administration change, afin que le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance et les accès au logiciel Hoodi restent entre de bonnes mains.
L'essentiel
Vous venez d'être élu au conseil, ou vous vous apprêtez à passer le flambeau? Les administrateurs changent, mais les obligations du syndicat demeurent : tenir le carnet à jour chaque année, fixer les contributions au fonds sur la base de l'étude et remettre l'attestation au copropriétaire vendeur qui la demande. Bien préparée, la passation permet au nouveau conseil de poursuivre sur ce qui a déjà été bâti plutôt que de reconstituer l'histoire de l'immeuble.
Les documents à remettre
Le nouveau conseil hérite du registre de la copropriété, des documents livrés par Hoodi et des pièces qui font vivre le carnet, comme les factures, les contrats et les garanties. Les remettre de façon organisée, en y ajoutant ce qui n'est écrit nulle part, lui donne rapidement une vue juste de la situation.
Où retrouver chaque document?
Vos documents se trouvent à trois endroits complémentaires : le compte client du représentant autorisé, le logiciel Hoodi et le registre tenu par le syndicat. Comme les accès sont liés à des personnes plutôt qu'à des postes, la transition est aussi le bon moment pour les attribuer aux nouveaux administrateurs et retirer ceux qui ne sont plus nécessaires.
S'approprier une étude héritée
Une étude reçue d'un ancien conseil est un portrait de l'immeuble pris à un moment précis. En la situant dans le temps, en repérant les chiffres qui guident vos décisions et en la comparant avec ce qui s'est passé depuis, vous pourrez poursuivre la planification avec assurance. Il est normal d'avoir des questions sur des documents que vous n'avez pas vus naître : notre équipe reste disponible pour vous aider à les comprendre.
Le calendrier de l'année
Assemblée annuelle, budget, assurances, tenue du carnet : plusieurs obligations reviennent chaque année, et d'autres à plus long terme, comme la mise à jour de vos documents par un professionnel. Les inscrire dans un calendrier partagé, par exemple dans la section Administration du logiciel Hoodi, évite qu'elles se perdent lors d'un changement d'administrateurs.
Pour une passation en douceur
Que vous quittiez le conseil ou que vous veniez d'y être élu, trois actions facilitent la suite.
- Prévoir une rencontre de passation. Un échange entre l'ancien et le nouveau conseil permet de transmettre ce qui n'est écrit nulle part, comme les travaux en cours ou les soumissions attendues.
- Vérifier les accès au logiciel Hoodi. Assurez-vous que des membres du nouveau conseil détiennent le rôle d'administrateur avant de retirer les anciens accès.
- Transférer la commande au nouveau représentant. Si le représentant autorisé quitte le conseil, il transfère la commande à la personne qui prend le relais, depuis son compte client. S'il n'est plus joignable, écrivez-nous à accompagnement@hoodi.ai.