Comprendre une tâche : entretien courant, entretien ponctuel, travaux et tâche administrative

Tout ce qui est à faire dans le logiciel est une tâche. Il en existe quatre types ; chacun a sa place et ses propres champs.

Ce que vous saurez faire

Reconnaître les quatre types de tâches du logiciel et choisir le bon quand vous en ajoutez une.

Avant de commencer

Les tâches livrées avec votre carnet sont déjà classées. Ce tableau aide surtout à choisir le bon type quand vous en ajoutez une.

Tableau des quatre types de tâches (entretien courant, entretien ponctuel, travaux, tâche administrative) : où les ajouter, un exemple, l'élément associé, l'échéance, la priorité, la récurrence, le coût et le fonds, et qui paie.

Les quatre types

Entretien courant : une tâche qui revient, comme nettoyer les gouttières chaque automne. Elle a une priorité (Préventif, Important ou Obligatoire) et une récurrence. Elle se trouve dans le Carnet d'entretien, onglet Entretiens, et se paie avec le budget d'exploitation.
Entretien ponctuel : une tâche à faire une seule fois, comme remplacer des rallonges de descentes pluviales abîmées. Elle n'a pas de récurrence, et sa priorité suit une échelle qui lui est propre : Urgent, Élevé, Moyen ou Bas. Même onglet, même budget. Dans votre carnet, ces tâches s'appellent interventions ponctuelles : un entretien ponctuel, une réparation mineure ou une expertise.
Travaux : une réparation majeure ou un remplacement, comme refaire la toiture. L'échéance est le 31 décembre de l'année prévue ; la tâche porte un coût estimé, l'année de cet estimé et le fonds associé. Elle se trouve dans l'onglet Travaux et se paie avec le fonds de prévoyance, sauf une réparation majeure dont le coût est sous le seuil indiqué dans votre étude, payée par le budget d'exploitation. Dans votre carnet, ce sont les réparations majeures et les remplacements.
Tâche administrative : une obligation du conseil, comme convoquer l'assemblée annuelle ou renouveler les assurances. Elle n'est liée à aucun élément. Elle se trouve dans la section Administration.

Ce que toutes les tâches ont en commun

Une échéance, un responsable, un rappel, une description, des documents et un fil de commentaires. Quand elle est faite, on indique la date, qui l'a faite et, au besoin, le coût : elle passe à l'historique et, si elle revient, la prochaine occurrence est planifiée.

Et si…

J'hésite entre entretien ponctuel et travaux. Posez-vous la question du financement : si la dépense vient du fonds de prévoyance, ce sont des travaux. Une réparation majeure sous le seuil de votre étude reste aussi des travaux, même si elle est payée par le budget d'exploitation.
Une tâche n'est liée à aucun élément. C'est possible pour un entretien ou des travaux ; c'est la règle pour une tâche administrative.
Je cherche toutes mes tâches, quel que soit leur type. La section Mes tâches les réunit.

Pour comprendre

La différence entre l'entretien payé par le budget et les travaux payés par le fonds est au cœur de votre carnet d'entretien et de votre étude du fonds de prévoyance. Le parcours « En savoir plus sur le fonds de prévoyance » explique ce que paie le fonds de prévoyance.