Poser des questions et nous rencontrer
Découvrez comment obtenir des réponses claires à vos questions sur vos documents, et ce que notre équipe peut faire pour vous accompagner.
L'essentiel
Après la livraison, notre équipe demeure disponible pour vous aider à comprendre vos documents. La façon la plus efficace d'obtenir une réponse juste est de nous écrire : votre question peut alors être analysée et vérifiée avant que nous vous répondions.
Qui fait quoi après la livraison?
Deux personnes vous accompagnent après la réception de vos documents, chacune avec un rôle distinct.
- Le responsable de l'accompagnement client. Il est votre point d'entrée : il reçoit vos questions, les transmet au besoin à votre chargé de projet et vous oriente vers les bonnes ressources. Vous pouvez lui écrire à l'adresse accompagnement@hoodi.ai.
- Votre chargé de projet. Professionnel membre d'un ordre professionnel, il a préparé vos documents. Il répond aux questions techniques et effectue les révisions lorsqu'une correction est nécessaire.
Tout administrateur ou copropriétaire peut nous écrire. L'information propre à votre dossier est toutefois transmise au représentant autorisé de votre syndicat, qui pourra ensuite la partager.
Pourquoi privilégier l'écrit?
Une question transmise par écrit présente plusieurs avantages.
- Des réponses vérifiées. Notre équipe peut prendre le temps d'analyser votre question et, au besoin, de consulter votre chargé de projet avant de vous répondre.
- Une trace à conserver. Votre syndicat dispose d'une réponse écrite qu'il peut partager avec le conseil d'administration ou les copropriétaires.
- Un traitement regroupé. Plusieurs questions transmises ensemble sont analysées en une seule démarche.
Nous répondons habituellement en 1 à 2 jours ouvrables. Lorsque des vérifications sont nécessaires, une réponse complète peut prendre jusqu'à 10 jours ouvrables. Si, après avoir reçu nos réponses, un échange de vive voix semble utile, le représentant autorisé peut prendre rendez-vous avec le responsable de l'accompagnement client, en visioconférence ou par téléphone, à partir de son compte client.
Comment formuler une question utile?
Quelques repères vous aideront à rédiger une question à laquelle nous pourrons répondre efficacement.
- Nommer l'élément tel qu'il apparaît dans vos documents. Par exemple « Toiture, membrane » ou « Balcons, garde-corps », plutôt que « le toit » ou « les balcons ».
- Préciser où vous l'avez vu. Indiquez le document et, si possible, la section ou la page concernée.
- Expliquer ce qui vous étonne. Une date, un montant, une recommandation : dites ce que vous attendiez et pourquoi.
- Joindre vos pièces. Une facture, une photo, une soumission ou une expertise permet souvent de régler la question rapidement.
Par exemple, plutôt que d'écrire « La toiture nous semble prévue trop tôt », écrivez : « Dans l'étude, le remplacement de la membrane de toiture est prévu dans quatre ans. Elle a été refaite en 2019 : vous trouverez la facture en pièce jointe. » Nous disposons alors de tout ce qu'il faut pour vérifier et, au besoin, corriger.
Ce que nous pouvons faire et ce qui relève d'autres professionnels
Notre rôle est de vous aider à comprendre vos documents et de nous assurer qu'ils reflètent bien votre immeuble. Certaines questions relèvent toutefois d'autres expertises.
- Expliquer vos documents. Nous pouvons vous expliquer la méthode de calcul, les principaux postes de dépenses et l'origine d'une recommandation.
- Aider à répondre aux copropriétaires. La préparation des présentations revient à votre conseil, mais nous pouvons vous aider à répondre aux questions de vos copropriétaires.
- Corriger une information. Si une donnée ne correspond pas à votre immeuble, votre chargé de projet peut réviser vos documents, sans frais dans les 90 jours suivant la livraison. « Faire une demande de révision » présente la marche à suivre.
- Les questions juridiques. Pour l'interprétation de votre déclaration de copropriété ou une situation litigieuse, consultez un avocat ou un notaire.
- La réalisation des travaux. Votre étude planifie le financement des travaux, pas leur exécution. Pour savoir comment réaliser une intervention précise, faites appel à une entreprise qualifiée et, pour tout élément structural, à un ingénieur.