Ajuster votre planification au fil du temps

Découvrez comment tenir compte des changements qui surviennent après la livraison, et comment les refléter dans le suivi de votre immeuble.

L'essentiel

Vos documents décrivent votre immeuble tel qu'il était au moment de leur préparation. Dès leur livraison, la vie de la copropriété continue : des travaux sont réalisés plus tôt ou plus tard que prévu, des coûts réels diffèrent des estimations, de nouvelles situations apparaissent.

Votre conseil d'administration peut adapter sa planification à ces changements. L'essentiel est de le faire de façon réfléchie, de documenter ses décisions et de les refléter dans le carnet d'entretien.

Un document figé, un outil qui évolue

Vos documents existent sous deux formes, qui jouent des rôles différents.

• Les documents livrés. Ils constituent une photo officielle de votre immeuble et de votre fonds à la date de leur livraison. Ils ne changent qu'à la suite d'une révision ou d'une mise à jour par un professionnel.
• Le logiciel Hoodi. Accessible au représentant autorisé, aux administrateurs et aux copropriétaires, chacun selon son rôle, il suit votre syndicat au fil du temps. Lorsque des travaux sont consignés ou reportés dans le carnet d'entretien numérique, les dépenses prévues et le solde projeté de votre fonds se mettent à jour, et la période couverte par les projections avance avec chaque nouvelle année financière.

La projection préparée par Hoodi conserve la contribution annuelle établie dans votre étude. Pour mesurer l'effet d'un changement sur vos contributions, vous pouvez créer une projection personnalisée et y faire varier vos hypothèses. Si une contribution de renflouement apparaît, c'est le signe que la contribution annuelle ne suffirait plus à maintenir un solde adéquat.

Garder une trace de chaque changement

Travaux devancés ou reportés, coût réel différent, travaux imprévus : chaque ajustement mérite d'être consigné au moment où il est décidé. Ces traces faciliteront la prochaine mise à jour de vos documents, ainsi que la préparation de l'attestation du syndicat lors de la vente d'une unité. « Utiliser les recommandations de votre étude » explique comment documenter une décision qui s'écarte des recommandations.

Quand envisager une mise à jour anticipée?

La plupart des changements sont intégrés lors de la prochaine mise à jour de votre étude du fonds de prévoyance ; une nouvelle étude est obtenue au moins tous les 5 ans. Si l'ampleur des changements remet en question la suffisance de votre fonds, par exemple à la suite de travaux majeurs imprévus ou d'écarts de coûts importants, votre syndicat peut discuter avec notre équipe de l'occasion de la mettre à jour plus tôt.

Et si…

• Des travaux coûtent beaucoup plus cher que prévu. Consignez le coût réel dans le carnet d'entretien numérique, puis créez une projection personnalisée pour mesurer l'effet sur le fonds. Si l'écart remet en question la suffisance du fonds, une mise à jour anticipée peut être envisagée.
• Le conseil veut reporter des travaux prévus cette année. Appuyez la décision sur un fait, idéalement l'avis d'un professionnel, consignez-la au procès-verbal et modifiez l'échéance dans le carnet en indiquant la raison. L'article « L'effet financier d'un report de travaux » aide à en mesurer les conséquences.
• Un élément non prévu doit être remplacé. Ajoutez-le au carnet avec ses travaux, et conservez la soumission et la facture : il sera intégré à la prochaine mise à jour de vos documents.