Tenir vos copropriétaires informés

Découvrez quoi transmettre à vos copropriétaires, et à quel moment, pour qu'ils comprennent la démarche et y participent au besoin.

L'essentiel

Pendant le projet, le représentant autorisé est le relais entre Hoodi et votre syndicat. Par souci de confidentialité, les informations propres à votre dossier lui sont transmises à lui seul : les administrateurs et les copropriétaires qui souhaitent connaître l'avancement du projet s'adressent donc à lui.

Informer les copropriétaires dès le départ facilite la suite. Ils comprennent pourquoi le syndicat fait préparer ces documents, ils savent quand leur collaboration sera utile et ils sont prêts à recevoir une contribution recommandée qui pourrait différer de celle qu'ils versent aujourd'hui.

Ce qu'il faut leur expliquer dès le départ

Quelques messages clés suffisent pour présenter la démarche.

• Pourquoi ce projet. La Loi 16 prévoit que les syndicats de copropriété se dotent d'un carnet d'entretien et d'une étude du fonds de prévoyance préparés par un professionnel. Pour les copropriétés existantes, l'échéance s'étend jusqu'en août 2028, selon le gouvernement du Québec.
• À quoi serviront les documents. Le carnet d'entretien planifiera l'entretien, les réparations majeures et les remplacements des parties communes. L'étude du fonds de prévoyance traduira cette planification en contributions annuelles recommandées, afin que les sommes nécessaires soient disponibles au moment des travaux.
• Ce qui pourrait changer. La contribution recommandée peut différer de celle que votre syndicat verse actuellement et inclure, si le fonds est insuffisant, un rattrapage appelé renflouement, réparti sur la période indiquée dans votre étude.
• Le calendrier. Le projet s'étend sur plusieurs mois, et la saison de la commande peut influencer la date de l'inspection : « Délais et étapes de votre projet » présente le délai à jour.

Quand les informer?

Certaines étapes du projet touchent directement les copropriétaires. Ce sont de bons moments pour leur donner des nouvelles.

• Au démarrage du projet. Présentez la démarche et le calendrier, par exemple dans une communication écrite ou lors d'une assemblée des copropriétaires.
• Avant l'inspection. L'inspecteur peut avoir besoin d'accéder à certains balcons ou à certaines unités. Avisez à l'avance les copropriétaires concernés afin qu'ils prévoient leur disponibilité : un espace inaccessible le jour de la visite peut exiger une deuxième visite, avec des frais supplémentaires.
• Pendant la collecte d'informations. Le formulaire en ligne peut être partagé. Un copropriétaire qui connaît l'historique de certains travaux, ou qui a remplacé ses fenêtres, peut aider à le remplir.
• À la livraison. Annoncez que les documents sont disponibles. Le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance font partie du registre de la copropriété, que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires. Le représentant autorisé peut aussi créer leur profil dans le logiciel Hoodi.

Les questions qui reviennent souvent

Les copropriétaires posent souvent les mêmes questions. Voici des éléments de réponse à leur transmettre.

Pourquoi ma contribution au fonds de prévoyance change-t-elle?

La contribution recommandée par l'étude repose sur les réparations majeures et les remplacements prévus dans votre immeuble, et non sur ce que le syndicat versait jusqu'ici. Si le fonds est insuffisant, l'étude prévoit aussi un renflouement, réparti sur la période indiquée dans votre étude. C'est ensuite votre conseil d'administration qui intègre la contribution au budget.

Pourquoi mes fenêtres ou mon balcon figurent-ils dans l'étude?

Dans plusieurs copropriétés, les balcons, les fenêtres ou les stationnements sont des parties communes à usage restreint : leur usage est réservé à un copropriétaire, mais ils demeurent des parties communes. Lorsque c'est le cas, leurs réparations majeures et leur remplacement relèvent du syndicat et sont planifiés dans l'étude. Votre déclaration de copropriété précise quels éléments sont concernés.

Pourquoi l'inspecteur doit-il passer par mon unité?

Les parties privatives ne sont pas inspectées. L'inspecteur peut toutefois devoir passer par une unité ou un balcon pour observer un élément commun qui n'est visible que de là. Selon la configuration de l'immeuble, l'observation d'un échantillon d'unités suffit généralement.

Qui aura accès aux documents?

Les documents sont livrés au représentant autorisé, qui peut les transmettre aux administrateurs. Comme ils font partie du registre de la copropriété, tout copropriétaire peut demander à les consulter. Dans le logiciel Hoodi, chacun accède aux informations selon son rôle.

Ce que notre équipe peut faire pour vous

Tous les copropriétaires peuvent nous écrire pour une question générale sur la démarche. Nous n'offrons pas d'aide à préparer une présentation pour votre conseil ou votre assemblée, mais notre équipe reste disponible pour vous aider à répondre aux questions de vos copropriétaires.