Planifier l'année et tenir votre carnet à jour

Découvrez comment transformer les tâches de votre carnet en un plan de travaux et en lignes concrètes dans le budget annuel, puis comment garder votre carnet à jour au fil des ans.

Les exemples proviennent du carnet fictif présenté dans « Votre carnet d'entretien en un coup d'œil », préparé pour une copropriété de 12 unités construite en 2006.

L'essentiel

Les entretiens courants et les interventions ponctuelles de votre carnet sont payés à même le budget d'exploitation du syndicat. Chaque année, votre conseil d'administration doit donc décider lesquels réaliser et prévoir les sommes nécessaires.

Le carnet vous donne la matière première : les tâches, leur priorité, leur fréquence et leur échéance. Il vous revient d'en faire un plan adapté aux moyens de votre syndicat, puis de consigner les travaux une fois faits : c'est ainsi que le carnet reste un document vivant.

Bâtir le plan de l'année en cinq étapes

Quelques semaines avant d'adopter le budget, votre conseil peut suivre cette démarche pour passer du carnet à un plan d'action.

1. Dresser la liste des tâches de l'année

À partir du fichier Excel, relevez les entretiens courants qui tombent pendant la prochaine année financière, selon leur fréquence et leur calendrier, ainsi que les interventions ponctuelles dont l'échéance arrive ou est déjà passée. Le sommaire vous donne la même liste pour les interventions ponctuelles.

2. Choisir le moment de chaque intervention

Les tâches obligatoires et les échéances rapprochées passent en premier. Pour les autres, décidez si elles seront réalisées cette année ou l'année suivante, selon la saison recommandée et les moyens du syndicat. Comme chaque tâche suit son propre cycle, les dépenses varient d'une année à l'autre : rien ne vous empêche d'en devancer certaines pour équilibrer les budgets.

3. Regrouper les travaux

Lorsque plusieurs interventions touchent le même élément, des éléments voisins ou le même corps de métier, confiez-les au même entrepreneur. Vous réduirez les frais de déplacement et de mobilisation ainsi que les inconvénients pour les occupants.

4. Obtenir des soumissions

Pour les interventions dont le coût vous est inconnu, demandez des soumissions en remettant à l'entrepreneur la description de la tâche et, au besoin, les observations et les photos de l'état de l'immeuble ou du rapport d'inspection. Pour une expertise, adressez-vous à un professionnel qualifié dans le domaine visé.

5. Inscrire les montants au budget

Regroupez les montants retenus par poste, par exemple les contrats d'entretien récurrents, les interventions ponctuelles de l'année et les expertises. Prévoyez aussi une marge pour les réparations imprévues, qui surviennent dans tout immeuble.

Un exemple concret

Dans le carnet fictif, trois tâches visent les gouttières et les descentes pluviales : leur nettoyage et leur vérification chaque année, au printemps et à l'automne ; le remplacement des rallonges abîmées, recommandé pour octobre 2025 ; et la tâche de revoir la conception des descentes, recommandée pour mai 2026.

Le conseil décide de confier les trois tâches à l'entreprise qui nettoie déjà les gouttières : les rallonges sont remplacées lors du nettoyage d'automne, et la conception des descentes est revue lors de celui du printemps. Une seule entente couvre l'ensemble, et le montant est inscrit au budget d'exploitation sous la ligne des travaux d'entretien de l'année.

Le budget annuel et le fonds de prévoyance

Le budget annuel de votre syndicat réunit les dépenses d'exploitation et la contribution au fonds de prévoyance, qui se préparent ensemble mais restent distinctes.

Les entretiens et les interventions ponctuelles tirés du carnet alimentent le budget d'exploitation, tandis que la contribution au fonds provient des recommandations de votre étude, elle-même fondée sur les réparations majeures et les remplacements du carnet. Pour la portion qui concerne le fonds de prévoyance, les projections du logiciel Hoodi vous aident à préparer les montants. Le reste du budget se prépare dans l'outil de votre choix, puisque le logiciel ne propose pas de modèle de budget.

Suivre le plan pendant l'année

Un plan prend toute sa valeur lorsqu'il est suivi au fil des mois. Ces habitudes allègent ce suivi et préparent du même coup la tenue annuelle du carnet.

• Consigner chaque intervention réalisée. Notez la date, l'entreprise ou la personne qui l'a réalisée, le coût et l'endroit où sont conservés les documents. L'onglet « Historique des interventions » du fichier Excel est prévu à cette fin. Dans le logiciel Hoodi, marquer une tâche comme complétée la fait passer à l'historique et recalcule sa prochaine occurrence.
• Conserver les factures et les rapports. Ils appuient l'historique de l'immeuble et seront utiles lors de la prochaine mise à jour de vos documents.
• Reporter ce qui n'a pas été fait. Une tâche non réalisée demeure à faire et doit être reprise dans le plan de l'année suivante.
• Faire le point en fin d'année. Comparez les dépenses réelles au budget afin d'ajuster vos prévisions pour l'année qui vient.

Tenir votre carnet à jour

Votre carnet se tient à jour selon deux rythmes, qui se superposent.

• Chaque année, par votre conseil. La tenue du carnet : consigner les travaux réalisés, comme décrit ci-dessus, avec les documents qui s'y rapportent (contrats, garanties, plans, manuels et rapports d'expertise).
• Tous les cinq ou dix ans, par un professionnel. Une mise à jour complète réévalue l'état des éléments et les échéances, selon les caractéristiques de l'immeuble. Les travaux consignés entre-temps en facilitent la préparation.

Le logiciel Hoodi, offert gratuitement pendant un an à partir de la livraison (ou de son activation, si vous l'activez plus tôt), reprend la planification de votre carnet pour faciliter ce suivi. Le représentant autorisé peut y créer un profil pour les administrateurs et les copropriétaires.

Et si…

• Le budget ne permet pas de réaliser toutes les tâches de l'année. Gardez les tâches obligatoires et les échéances rapprochées, puis reportez les autres à l'année suivante en notant au carnet les tâches non réalisées, avec leur raison.
• Une réparation imprévue survient en cours d'année. Payez-la à même la marge prévue au budget d'exploitation et consignez-la au carnet. Si elle touche une partie importante d'un élément, l'article « Fonds de prévoyance ou budget d'exploitation? » aide à déterminer quel compte l'assume.
• Le syndicat ne renouvelle pas l'abonnement au logiciel. Vous recevez une copie de vos données de planification et d'historique, et l'onglet « Historique des interventions » du fichier Excel permet de poursuivre le suivi.