Ce que paie le fonds de prévoyance

Découvrez, à l'aide d'exemples concrets, les dépenses que votre syndicat peut payer à même le fonds de prévoyance et celles qui doivent être financées autrement.

L'essentiel

Le fonds de prévoyance est affecté uniquement aux réparations majeures et aux remplacements des parties communes. Il est constitué à partir du coût estimé de ces travaux, et c'est précisément ce coût que votre étude répartit dans le temps.

Devant une facture, la question à se poser est donc simple : s'agit-il de remplacer un élément commun ou d'en réparer une partie importante? Les exemples qui suivent vous aideront à reconnaître les cas les plus courants dans une petite copropriété.

Des dépenses typiquement payées par le fonds

La plupart des grands travaux d'une copropriété touchent l'enveloppe du bâtiment, ses ouvertures, ses aménagements extérieurs et ses systèmes. Voici des exemples qui reviennent souvent dans les études.

L'enveloppe et la toiture

• Le revêtement de toiture. Son remplacement à la fin de sa durée de vie est l'une des dépenses les plus importantes du fonds.
• La maçonnerie. Un remplacement complet étant peu probable, l'étude prévoit plutôt des réparations majeures par portions, à intervalles réguliers, afin que l'ensemble soit traité au fil du temps.
• Le calfeutrage. Son remplacement complet revient selon un cycle prévisible, souvent aux 15 ans, et figure donc au fonds.

Les ouvertures et les balcons

• Les portes et les fenêtres. Leur remplacement est prévu par ensembles, même lorsque leur usage est réservé à un copropriétaire.
• Les balcons, escaliers et garde-corps. Le remplacement d'un pontage de balcon ou d'un garde-corps en fin de vie relève du fonds.

Les aménagements extérieurs et les systèmes

• Le stationnement et les allées. La réfection de l'enrobé bitumineux ou le remplacement de bordures fait partie des dépenses prévues.
• Les équipements existants. Le remplacement d'une porte de garage, de chauffe-eau communs, de l'éclairage extérieur ou d'un système de caméras déjà en place et arrivé en fin de vie est admissible, à condition de figurer dans l'étude.
• Les travaux d'envergure dans les aires communes. La peinture complète des corridors, par exemple, est considérée comme un remplacement : elle figure toujours à l'étude et elle est financée par le fonds.

Des dépenses financées autrement

Certaines dépenses peuvent sembler importantes ou espacées dans le temps sans pour autant correspondre à une réparation majeure ou à un remplacement. Elles trouvent leur place dans une autre source de financement.

• Un nouvel équipement. L'installation d'un système de caméras là où il n'y en avait pas n'est ni une réparation ni un remplacement. Elle se finance par le budget d'exploitation, une cotisation spéciale ou un emprunt du syndicat.
• Un entretien espacé. Le nettoyage des conduits de sécheuses ou d'un vide-ordures demeure de l'entretien, même s'il n'a lieu qu'aux quelques années.
• Une correction ou une amélioration ponctuelle. Remplacer des rallonges de gouttières abîmées, refixer un garde-corps ou commander une expertise sur un drain de fondation sont des interventions ponctuelles payées par le budget d'exploitation ou, au besoin, par une cotisation spéciale.
• Une réparation sous le seuil de l'étude. Votre étude applique un seuil, le montant minimal des dépenses considérées : une réparation majeure dont le coût est inférieur demeure au carnet, mais elle est payée à même le budget d'exploitation. Ce seuil relève du jugement professionnel et tient compte de la taille de votre copropriété, puisqu'un immeuble plus grand absorbe plus facilement une même dépense. Il ne s'applique pas aux remplacements d'un élément complet, qui passent toujours par le fonds.
• Le remplacement de thermos. Dans plusieurs carnets, le remplacement de thermos isolés est considéré dans le budget d'exploitation, alors que le remplacement de l'ensemble des fenêtres relève du fonds.
• Un retrait d'élément. Condamner des cheminées, par exemple, modifie l'inventaire de l'immeuble plutôt que de remplacer un élément. Ce type de travaux est normalement assumé par le budget d'exploitation.
• Les suites d'un sinistre. Un dégât d'eau ou un autre sinistre se gère par l'assurance du syndicat, et la franchise est payée à même le fonds d'auto-assurance plutôt que par le fonds de prévoyance.
• Un élément qui n'appartient pas au syndicat. Un équipement qui appartient à un fournisseur, à la municipalité ou à un voisin ne fait pas partie des parties communes (voir « Ce que votre étude ne couvre pas »).

Des situations qui suscitent souvent des questions

Certains cas reviennent régulièrement dans les échanges avec les conseils d'administration. Ils s'expliquent tous par la même logique : le fonds finance un ensemble de travaux, et le conseil garde la main sur leur réalisation.

• Remplacer avant l'échéance. Les sommes s'accumulent progressivement. Une fenêtre remplacée quelques années avant l'échéance prévue peut donc être payée à même les montants déjà cumulés.
• Remplacer progressivement. L'étude planifie le financement d'un ensemble, par exemple toutes les fenêtres. Votre syndicat peut ensuite réaliser les remplacements en une seule fois ou de façon échelonnée autour de l'échéance, selon l'état constaté des éléments.
• Un thermos a été remplacé. Le thermos et le cadre sont deux parties distinctes de la fenêtre : en principe, changer un thermos ne prolonge pas la durée de vie de la fenêtre, et son remplacement demeure prévu à l'échéance.
• Une partie de l'élément a déjà été refaite. Si quelques balcons ont été remplacés récemment, transmettez-nous la date et la portée des travaux réalisés afin que vos documents en tiennent compte. L'effet sur les montants dépend notamment de la proportion déjà remplacée et de la façon dont l'élément est regroupé dans l'étude.
• Qui décide des dépenses du fonds? L'étude planifie les travaux à financer par le fonds, et leur réalisation est gérée par le conseil d'administration, qui gagne à tenir les copropriétaires informés des travaux à venir. Pour savoir comment la loi s'applique à votre syndicat, consultez un professionnel du droit.

Comment vérifier une dépense avant de la payer?

Lorsqu'une soumission ou une facture se présente, trois questions, puis une décision documentée, permettent de l'imputer au bon endroit.

• L'élément est-il commun? Vérifiez qu'il s'agit d'une partie commune ou d'une partie commune à usage restreint, et non d'une partie privative ou d'un bien appartenant à un tiers.
• S'agit-il d'un remplacement ou d'une réparation majeure? Repérez l'élément dans votre étude ou dans le document des réparations majeures et des remplacements du carnet : s'il y figure, la dépense relève en principe du fonds.
• Quelle est l'ampleur des travaux? Une intervention localisée et peu coûteuse relève généralement de l'exploitation, même sur un élément prévu au fonds.
• Le conseil a-t-il documenté sa décision? Conservez la soumission, la facture et la résolution du conseil : ces pièces faciliteront la tenue de votre carnet et la prochaine mise à jour de vos documents.

Pour un cas limite, la déclaration de copropriété de votre syndicat et, au besoin, un notaire ou un avocat vous aideront à trancher.