Les documents à remettre au nouveau conseil
Découvrez quels documents transmettre à un nouveau conseil d'administration, à quoi sert chacun d'eux et comment organiser leur remise pour que rien d'important ne se perde en chemin.
L'essentiel
Un nouveau conseil hérite de l'immeuble, mais aussi de son histoire : les inspections réalisées, les travaux effectués, les contrats en vigueur et les recommandations des professionnels. Ces informations se trouvent dans plusieurs documents complémentaires, dont certains font partie du registre de la copropriété et d'autres permettent simplement de bien gérer au quotidien.
Remettre ces documents de façon organisée permet aux nouveaux administrateurs de comprendre rapidement la situation et de poursuivre la planification sans repartir de zéro.
Le registre de la copropriété
Le registre de la copropriété est le dossier officiel du syndicat. Il rassemble les documents qui définissent le fonctionnement de la copropriété et les décisions prises au fil des années, et le syndicat doit le tenir à la disposition des copropriétaires.
- Un document de référence. On y retrouve notamment la déclaration de copropriété, les procès-verbaux des assemblées et des réunions du conseil, ainsi que les états financiers du syndicat.
- Le carnet et l'étude y ont leur place. Le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance font partie du registre : tout copropriétaire qui le demande peut les consulter ou en obtenir une copie, moyennant au besoin des frais raisonnables de reproduction.
- Un outil de continuité. Puisque le registre appartient au syndicat et non aux administrateurs, il doit être remis intégralement à chaque changement de conseil.
Les documents livrés par Hoodi
Votre projet a mené à la livraison de plusieurs documents préparés à partir de la même inspection. Ils forment un ensemble cohérent : le nouveau conseil gagne à les recevoir tous, plutôt que seulement l'étude. Les versions PDF se trouvent dans le compte client du représentant autorisé, qui peut les télécharger et les transmettre au nouveau conseil. Les administrateurs retrouvent aussi le carnet et l'étude dans le logiciel Hoodi, dans le classeur « Documents livrés par Hoodi ».
- Le rapport d'inspection. Il présente les constats de l'inspecteur sur les parties communes, photos à l'appui.
- Le carnet d'entretien. Il compte cinq documents : le sommaire, qui résume les interventions des cinq prochaines années et constitue une bonne porte d'entrée pour un nouvel administrateur ; l'inventaire des éléments ; l'état de l'immeuble ; les réparations majeures et les remplacements ; et les entretiens courants et les interventions ponctuelles.
- Le fichier Excel du carnet. Il reprend les tableaux de planification, ce qui permet de les trier ou de les filtrer, et comprend un onglet « Historique des interventions » pour consigner les travaux réalisés.
- L'étude du fonds de prévoyance. Elle établit les contributions annuelles recommandées au fonds et, s'il y a lieu, le renflouement à prévoir.
Si une version révisée a été produite après la livraison, assurez-vous de transmettre la plus récente et d'indiquer clairement laquelle est en vigueur.
Les pièces qui font vivre le carnet
Le carnet d'entretien ne se limite pas aux documents produits par un professionnel. Comme le rappelle son sommaire, il est appelé à consigner les dates des entretiens, des réparations et des remplacements réalisés, ainsi que les documents qui s'y rapportent : contrats, garanties, plans et devis, manuels du fabricant et rapports d'inspection ou d'expertise. Ces pièces sont souvent dispersées entre plusieurs administrateurs : la passation est l'occasion de les rassembler.
- Les factures de travaux. Elles prouvent la date, la portée et le coût des interventions. Elles serviront à tenir le carnet à jour et à ajuster les échéances lors de sa prochaine mise à jour par un professionnel.
- Les contrats en vigueur. Déneigement, entretien paysager, inspection des équipements de sécurité ou entretien mécanique : le nouveau conseil doit savoir qui fait quoi, à quel moment et jusqu'à quand.
- Les garanties et les manuels. Une garantie encore valide sur une toiture ou des fenêtres peut éviter une dépense, à condition de savoir qu'elle existe.
- Les rapports d'autres professionnels. Une expertise en maçonnerie ou un rapport d'ingénieur obtenu à part complète le portrait de l'immeuble et peut nous être transmis pour être pris en compte dans votre dossier.
Ce qui ne figure dans aucun document
Une partie de la mémoire du conseil n'est écrite nulle part. Pourtant, ces informations influencent directement les décisions des prochains mois.
- Les travaux en cours ou prévus. Soumissions reçues, entrepreneurs contactés, travaux devancés ou reportés et raisons de ces choix.
- Les échanges avec Hoodi. Questions posées sur l'étude ou le carnet, réponses obtenues et corrections demandées ou en attente.
- La situation du fonds de prévoyance. Le solde du fonds à la fin de la dernière année financière, la contribution réellement versée au cours des dernières années et l'écart éventuel avec la contribution recommandée.
- Les demandes de copropriétaires. Une demande d'attestation en cours, par exemple, doit être traitée dans le délai prévu, même en pleine transition (voir « Remettre l'attestation lors d'une vente »).
Un court document de passation, rédigé par le conseil sortant et déposé avec les autres pièces, suffit souvent à transmettre l'essentiel.
Comment organiser la remise?
Une remise structurée prend peu de temps et évite que des pièces restent chez un ancien administrateur. Voici une façon simple de procéder.
- Faire l'inventaire. Dressez la liste des documents du syndicat et de l'endroit où chacun est conservé : registre papier, ordinateur personnel, courriel ou logiciel Hoodi.
- Centraliser ce qui est dispersé. Déposez les factures, les contrats et les garanties dans le logiciel Hoodi, où ils restent accessibles au syndicat peu importe qui siège au conseil.
- Remettre le registre en mains propres. Convenez d'un moment pour transmettre le registre et confirmez par écrit que la remise a eu lieu.
- Vérifier avec le nouveau conseil. Parcourez ensemble la liste pour repérer ce qui manque pendant que l'ancien conseil peut encore répondre aux questions.
Pour vous aider, une liste de passation à imprimer reprend ces documents et ces informations, avec un espace pour noter où chacun se trouve.