Ajouter une tâche au carnet d'entretien

Ajoutez un entretien ou des travaux à la planification de votre immeuble, depuis le carnet d'entretien ou depuis la fiche d'un élément.

Pour qui

Les administrateurs et les gestionnaires peuvent ajouter des tâches. Le concierge et les copropriétaires voient les tâches, mais ne peuvent pas en créer.

Avant de commencer

Le logiciel distingue quatre types de tâches, et la fenêtre d'ajout change selon le type choisi. Prenez une minute pour situer la vôtre.

Tableau des quatre types de tâches du logiciel (entretien courant, entretien ponctuel, travaux, tâche administrative) et de ce que chacun demande : où l'ajouter, élément, échéance, priorité, récurrence, coût et fonds, qui paie.

Entretien courant. Une tâche qui revient à intervalles réguliers, comme le nettoyage des gouttières. Elle a une priorité et une récurrence.
Entretien ponctuel. Une tâche à faire une seule fois, comme remplacer des rallonges de descentes pluviales abîmées. Elle n'a pas de récurrence ; sa priorité, optionnelle, suit une échelle qui lui est propre : Urgent, Élevé, Moyen ou Bas.
Travaux. Une réparation majeure ou un remplacement financé par le fonds de prévoyance, avec un coût estimé.
Tâche administrative. Une obligation du conseil sans lien avec un élément de l'immeuble, comme la convocation de l'assemblée. Elle s'ajoute dans la section Administration (voir l'article « Gérer les tâches administratives du conseil »).

Si la tâche concerne un élément précis de l'immeuble, vérifiez qu'il existe dans l'inventaire : vous pourrez l'y associer et retrouver la tâche dans sa fiche.

Ajouter un entretien

1. Ouvrir l'onglet Entretiens

Dans le menu de gauche, cliquez sur Carnet d'entretien. L'onglet Entretiens s'ouvre par défaut. Cliquez sur le bouton + en haut à droite de la liste.

Capture du carnet d'entretien, onglet Entretiens : l'onglet (1) et le bouton + pour ajouter une tâche (2).

2. Décrire la tâche

La fenêtre Ajouter un entretien à faire s'ouvre. Remplissez les champs de haut en bas.

Capture de la fenêtre Ajouter un entretien à faire, remplie avec l'exemple du nettoyage des gouttières : nom (1), description (2), élément (3), échéance (4), type (5), priorité (6), récurrence et mois (7), rappel (8), bouton Ajouter (9).

Nom. Un verbe d'action et l'objet, en quelques mots : « Nettoyer les gouttières et les descentes pluviales ».
Description (optionnelle). Ce que l'intervention comprend, les points à vérifier, les instructions à transmettre à l'entrepreneur.
Élément (optionnel). Choisissez l'élément visé dans la liste, présentée par code et par nom. Le lien Dissocier retire l'élément choisi. Si l'élément n'existe pas encore, le premier choix de la liste, Créer un nouvel élément, vous permet de l'ajouter sans quitter la fenêtre.
Échéance. La date à laquelle la tâche doit être faite. Aujourd'hui est proposé par défaut : cliquez sur le calendrier pour choisir une autre date.
Type. Courant pour une tâche qui revient, Ponctuel pour une tâche unique. Le choix du type modifie les deux champs suivants.
Priorité (optionnelle). Pour un entretien courant : Préventif, Important ou Obligatoire. Pour un entretien ponctuel : Bas, Moyen, Élevé ou Urgent. Le lien Retirer efface la priorité.
Récurrence, pour un entretien courant. Aucune, Une ou plusieurs fois par année, ou À intervalles réguliers. Avec Une ou plusieurs fois par année, cochez les mois voulus ; avec À intervalles réguliers, indiquez le nombre d'années entre deux occurrences et le mois.
Rappel. Aucun rappel par défaut, ou un rappel 1, 2 ou 3 mois avant l'échéance, ou un rappel personnalisé.

3. Ajouter

Cliquez sur Ajouter. La tâche apparaît dans la liste des entretiens, à sa place selon le tri en cours.

Pour un entretien ponctuel, la fenêtre est plus courte : la récurrence n'est pas demandée, et la priorité propose l'échelle Bas, Moyen, Élevé ou Urgent.

Capture de la même fenêtre avec le type Ponctuel (1) : la priorité, optionnelle, propose l'échelle Bas, Moyen, Élevé ou Urgent (2), et la récurrence n'est plus demandée.

Ajouter des travaux

Les travaux se gèrent dans l'onglet Travaux du carnet d'entretien. Cliquez sur l'onglet, puis sur le bouton +.

Capture du carnet d'entretien, onglet Travaux (1) et bouton + (2).

La fenêtre Ajouter des travaux à faire reprend les mêmes premiers champs, puis demande ce qui est propre aux travaux.

Capture de la fenêtre Ajouter des travaux à faire : récurrence à intervalles réguliers (1), coût estimé avec taxes (2), année de l'estimé (3) et fonds associé (4).

Récurrence. Aucune, ou À intervalles réguliers : vous indiquez alors le nombre d'années entre deux interventions, sans mois. L'échéance des travaux est fixée au 31 décembre de l'année prévue.
Coût estimé (avec taxes). Le montant que vous prévoyez. Dès qu'un montant est saisi, le champ Année de l'estimé apparaît : c'est l'année à laquelle ce coût correspond, utilisée pour l'indexer dans les projections du fonds.
Fonds associé. Le fonds de projection auquel les travaux sont rattachés. Le fonds de prévoyance est proposé par défaut.

Cliquez sur Ajouter. Les travaux apparaissent dans l'onglet Travaux et dans l'estimation des coûts de la section Prévoyance.

Ajouter une tâche depuis un élément

Lorsque vous travaillez dans la fiche d'un élément, vous pouvez y ajouter une tâche sans passer par le carnet. Dans le menu de gauche, cliquez sur Éléments, choisissez l'élément, puis cliquez sur le bouton + à droite de son nom.

Capture de la fiche d'un élément : le bouton + (1) et son menu (2) : ajouter un entretien à faire, un entretien complété, des travaux à faire, des travaux complétés.

Le menu propose quatre choix : Ajouter un entretien à faire, Ajouter un entretien complété, Ajouter des travaux à faire et Ajouter des travaux complétés. Chaque choix ouvre la même fenêtre que dans le carnet, avec l'élément déjà associé. Les choix « complété » servent à consigner une intervention déjà réalisée, qui ira directement dans l'historique.

Résultat

La tâche est créée pour le syndicat courant. Elle est visible dans le carnet d'entretien, dans la fiche de son élément et dans le calendrier. Si vous lui avez donné un responsable, elle apparaît aussi dans la section Mes tâches de cette personne.

Et si…

Je me suis trompé de type. Ouvrez la tâche et cliquez sur la valeur du champ Type pour la changer.
La tâche existe déjà dans le carnet livré par Hoodi. Les tâches de votre carnet sont déjà dans le logiciel : cherchez-la avec le champ Rechercher avant d'en créer une nouvelle.
Je ne trouve pas mon élément dans la liste. La liste présente les éléments de l'inventaire dans l'ordre des codes. Vous pouvez créer l'élément depuis la fenêtre, ou l'ajouter d'abord depuis la librairie dans la section Éléments.

Pour comprendre

Les entretiens courants et les interventions ponctuelles sont généralement payés par le budget d'exploitation. Les remplacements sont financés par le fonds de prévoyance ; les réparations majeures aussi, sauf celles dont le coût est sous le seuil indiqué dans votre étude, payées par le budget d'exploitation. Cette distinction vient de votre carnet d'entretien et de votre étude du fonds de prévoyance : les parcours « Lire votre carnet d'entretien » et « Lire votre étude du fonds de prévoyance » l'expliquent.