Gérer les tâches administratives du conseil
La section Administration tient l'agenda des tâches administratives du conseil d'administration : assemblée annuelle, budget, assurances, registres. Les tâches s'y planifient comme les entretiens, sans élément ni priorité.
Pour qui
La section est réservée aux administrateurs et aux gestionnaires. Les copropriétaires et le concierge ne la voient pas dans leur menu.
Avant de commencer
Une tâche administrative se décrit par son nom, son échéance, sa récurrence et son rappel. Elle peut avoir un responsable, des documents et des commentaires, et elle se complète avec le même bouton C'est fait ! que les entretiens.
Les tâches qui reviennent chaque année font de bonnes candidates : convoquer l'assemblée, produire les états financiers, renouveler l'assurance, transmettre le procès-verbal aux copropriétaires, préparer le budget, envoyer les avis de cotisation.
Ouvrir la section
Dans le menu de gauche, cliquez sur Administration. Trois onglets sont offerts : Liste, Calendrier et Historique. La liste présente chaque tâche avec son échéance, en rouge lorsqu'elle est dépassée, et son responsable.
Ajouter une tâche administrative
- Cliquez sur le bouton + en haut à droite de la liste.
- Remplissez la fenêtre Ajouter une tâche administrative à faire.
- Nom. « Renouveler le contrat d'entretien des gouttières », « Envoyer l'avis de convocation à l'assemblée ».
- Description (optionnelle). Les étapes, les documents à préparer, les délais à respecter.
- Échéance. La date limite. Pour une tâche annuelle, choisissez une date qui laisse le temps de la préparer.
- Récurrence. Aucune, Une ou plusieurs fois par année, avec les mois cochés, ou À intervalles réguliers.
- Rappel. Un avis 1, 2 ou 3 mois avant l'échéance, ou un délai personnalisé.
- Cliquez sur Ajouter.
Modifier et suivre une tâche administrative
Cliquez sur une ligne pour ouvrir son panneau. Il présente l'échéance, la récurrence, le responsable et le rappel, puis la description et les onglets Fil d'activités, Documents et Historique. Chaque champ se modifie d'un clic, comme pour un entretien.
Assignez un responsable pour que la tâche apparaisse dans sa section Mes tâches et qu'il reçoive les avis. Lorsque la tâche est faite, cliquez sur C'est fait ! : la fenêtre Tâche administrative complétée demande la date, la personne qui l'a réalisée, un coût avec taxes et un commentaire, tous facultatifs sauf la date. La tâche passe à l'onglet Historique et sa prochaine occurrence est calculée.
Résultat
Les tâches administratives à venir apparaissent dans la page Indicateurs, dans la carte « Tâches administratives prévues » du mois, et les tâches en retard y sont comptées. Elles figurent aussi dans la Vue d'ensemble, pour les personnes qui gèrent plusieurs syndicats.
Et si…
- Une tâche ne concerne qu'une année. Laissez la récurrence à Aucune : elle disparaîtra de la liste une fois complétée et restera dans l'historique.
- Je veux garder la preuve qu'une tâche a été faite. Téléversez le document dans l'onglet Documents de la tâche avant de la compléter : la facture d'assurance ou le procès-verbal.
- Je ne vois pas la section Administration. Votre rôle est Copropriétaire ou Concierge. Demandez à un administrateur de modifier votre rôle si vous devez y accéder.
Pour comprendre
Les rendez-vous annuels du conseil d'administration sont présentés dans l'article « Le calendrier annuel du conseil » du parcours « Transmettre le dossier à un nouveau conseil d'administration ». La section Administration vous aide à ne pas les oublier.