Le calendrier annuel du conseil

Découvrez les rendez-vous qui reviennent chaque année et ceux qui reviennent aux quelques années, afin que votre conseil d'administration n'en oublie aucun, même lorsque sa composition change.

L'essentiel

Une bonne partie des obligations du syndicat revient selon un rythme fixe : l'assemblée annuelle, le budget et les contributions, les assurances, la tenue du carnet d'entretien. D'autres échéances reviennent à plus long terme, comme la mise à jour de l'étude et la mise à jour du carnet par un professionnel. Inscrites dans un calendrier partagé, elles ne dépendent plus de la mémoire d'un seul administrateur.

L'année financière de votre syndicat sert de point de repère : la plupart des rendez-vous se placent par rapport à sa fin. Votre déclaration de copropriété peut toutefois prévoir des règles plus précises, qui s'appliquent alors.

Les rendez-vous de chaque année

Voici les obligations qui reviennent chaque année, dans l'ordre où elles se présentent le plus souvent après la fin de l'année financière.

• Tenir le carnet à jour. Au moins une fois par année, le conseil consigne au carnet les entretiens, les réparations et les remplacements réalisés, avec leur date, leur coût et les pièces qui s'y rapportent.
• Faire préparer les états financiers. Les états financiers de l'exercice écoulé sont présentés aux copropriétaires lors de l'assemblée annuelle.
• Préparer le budget prévisionnel. Il comprend la contribution au fonds de prévoyance, fixée sur la base des recommandations de l'étude, et la contribution au fonds d'auto-assurance. Les projections du logiciel Hoodi peuvent vous aider à préparer la portion qui concerne le fonds de prévoyance.
• Convoquer et tenir l'assemblée annuelle. C'est l'occasion de présenter les états financiers et le budget prévisionnel aux copropriétaires. Vérifiez dans votre déclaration de copropriété les règles qui encadrent le moment de l'assemblée et sa convocation.
• Fixer les contributions. Après avoir consulté l'assemblée, le conseil fixe la contribution des copropriétaires aux charges communes, puis informe chaque copropriétaire du montant de ses contributions.
• Renouveler les assurances. À l'échéance de la police, le conseil vérifie que les assurances du syndicat couvrent toujours la valeur de reconstruction de l'immeuble et que la franchise demeure raisonnable.

Les rendez-vous de plus long terme

Certaines échéances reviennent moins souvent, ce qui les rend plus faciles à oublier lors d'un changement d'administrateurs.

• La mise à jour de l'étude et du carnet par un professionnel. Leur rythme, qui dépend de votre immeuble, est présenté dans « Préparer la mise à jour de vos documents ». Prévoyez la commande de 15 à 18 mois avant l'échéance (voir « Délais et étapes de votre projet »).
• L'évaluation de la valeur de reconstruction. Le montant de l'assurance est évalué périodiquement par un professionnel, généralement un évaluateur agréé.
• L'abonnement au logiciel Hoodi. Il est offert gratuitement pendant un an à partir de la livraison de vos documents (ou de son activation, si vous l'activez plus tôt) ; un avis de renouvellement est envoyé un mois avant la fin.

Les rendez-vous imprévus

D'autres obligations ne suivent pas le calendrier, mais exigent une réponse rapide.

• Une demande d'attestation. Lorsqu'un copropriétaire qui vend son unité la demande, le syndicat lui remet l'attestation dans le délai prévu (voir « Remettre l'attestation lors d'une vente »).
• Une demande de consultation du registre. Tout copropriétaire peut consulter le registre de la copropriété, qui comprend le carnet et l'étude, et en obtenir copie moyennant des frais raisonnables.
• Une cotisation spéciale. Elle se décide après une consultation de l'assemblée (voir « Fonds de prévoyance ou budget d'exploitation? »).

Inscrire ces rendez-vous dans le logiciel Hoodi

La section Administration du logiciel sert justement à ne pas les oublier. Chaque obligation y devient une tâche administrative, avec une échéance, une récurrence, un responsable et un rappel par courriel. Les tâches restent attachées au syndicat, et non à une personne : le calendrier survit ainsi aux changements d'administrateurs. L'article « Gérer les tâches administratives du conseil » présente la marche à suivre.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant

Quelques gestes suffisent pour bâtir le calendrier de votre conseil.

• Noter la fin de votre année financière. Elle sert de point de départ à la plupart des rendez-vous de l'année.
• Inscrire les échéances de long terme. Repérez la date d'obtention de votre étude, la fréquence de mise à jour de votre carnet et la date de la dernière évaluation de la valeur de reconstruction.
• Relire votre déclaration de copropriété. Elle peut fixer des délais ou des règles plus précises pour l'assemblée et le budget.
• Désigner un responsable par rendez-vous. Une obligation qui a un nom à côté d'elle est rarement oubliée.

Pour une situation particulière, un avocat ou un notaire pourra vous conseiller.