Préparer la mise à jour de vos documents
Découvrez quand vos documents doivent être mis à jour, ce qui change à cette occasion et comment rassembler dès maintenant les informations qui la rendront fidèle à la réalité de votre immeuble.
L'essentiel
Votre étude du fonds de prévoyance et votre carnet d'entretien sont mis à jour périodiquement par un professionnel. Ce n'est pas une simple formalité : un professionnel réévalue l'état des éléments, met à jour la planification et ajuste la contribution recommandée.
La qualité de cette mise à jour dépend en bonne partie de ce que votre syndicat a consigné depuis la dernière étude. Un conseil qui arrive avec un carnet à jour, des factures classées et une liste des changements survenus obtient des documents plus justes, plus rapidement.
Quand mettre à jour vos documents?
L'étude est mise à jour au moins tous les cinq ans, et le carnet tous les cinq ou dix ans, selon ce qu'indiquent vos documents pour votre immeuble. Pour le cadre légal, voir « Repères sur la Loi 16 ».
Qu'est-ce qui change lors d'une mise à jour?
La mise à jour est un nouvel examen complet de votre immeuble. Le professionnel revoit tous les éléments de la planification, ce qui comprend une nouvelle évaluation de leur état par inspection.
Les échéances
Les échéances sont réévaluées selon l'état constaté et selon l'historique que vous transmettez. Un élément bien entretenu et encore en bon état peut voir son remplacement repoussé, tandis qu'un élément qui s'est dégradé plus vite que prévu peut voir son intervention devancée. Les travaux réalisés depuis la dernière étude repartent sur un nouveau cycle à partir de leur date réelle.
Les coûts
Les coûts estimés sont mis à jour selon les prix et l'inflation du moment. Les coûts réels des travaux que vous avez fait réaliser, ou les soumissions obtenues pour les éléments les plus importants, peuvent aussi éclairer l'analyse.
La contribution
La contribution recommandée est ajustée selon ce qui a réellement été versé au fonds et dépensé pour les travaux, à partir du solde du fonds au début de la première année couverte par l'étude mise à jour. Un relevé des contributions et des dépenses tenu d'une année à l'autre vous aide à comprendre d'où vient le nouveau montant et à l'expliquer à vos copropriétaires.
Quand commencer à préparer la mise à jour?
La préparation commence bien avant la commande. Plus l'information est rassemblée au fil des années, moins l'effort sera grand au moment venu.
Un projet s'étend sur plusieurs mois entre la commande et la livraison, et les inspections ne sont pas réalisées en hiver. Il est donc prudent de commander de 15 à 18 mois avant l'échéance de votre étude. Le délai courant est indiqué dans l'article « Délais et étapes de votre projet ». Si des changements importants, comme des travaux majeurs imprévus ou un écart marqué entre le coût estimé et le coût réel de travaux, remettent en question la suffisance du fonds, votre syndicat peut aussi envisager une mise à jour plus tôt.
Le dossier à rassembler
Voici les informations qui seront les plus utiles au professionnel. La plupart sont déjà dans votre carnet si celui-ci a été tenu à jour.
- L'historique des travaux depuis la dernière étude. Pour chaque intervention : la date, l'élément, la portée, l'entreprise et le coût, avec les factures.
- Les reports et les devancements. Les décisions du conseil de modifier une échéance, avec leur justification.
- Les rapports d'expertise. Tout rapport produit par une autre firme, par exemple sur la maçonnerie ou la structure, afin qu'il soit pris en compte.
- Les changements à l'inventaire. Les éléments ajoutés, retirés ou modifiés depuis la dernière étude.
- Les remplacements faits unité par unité. Si des copropriétaires ont remplacé leurs fenêtres ou leurs portes à des dates différentes, un relevé par unité permet d'ajuster l'échéancier.
- Les données du fonds de prévoyance. Les contributions, renflouements, dépenses et intérêts des dernières années financières, ainsi que le solde prévu du fonds au début de la première année financière couverte par l'étude mise à jour.
- Les modifications à la déclaration de copropriété. Toute modification adoptée qui touche la responsabilité d'un élément ou la répartition des coûts.
- Le mois de début de votre année financière. Il détermine la première année prise en compte dans l'étude mise à jour.
Pendant la mise à jour
Le déroulement ressemble à celui de votre premier projet. Votre participation sera surtout sollicitée à deux moments.
Lors de l'inspection, un représentant du syndicat facilite l'accès aux parties communes. Lors de la collecte d'informations, vous confirmez l'historique des éléments et la situation du fonds. Si votre carnet est à jour, cette étape consiste surtout à valider des renseignements déjà consignés plutôt qu'à les rechercher.
Ce que vous pouvez faire dès maintenant
Préparer la prochaine mise à jour se fait surtout au fil des années, à petits pas.
- Calculer votre échéance. Notez l'année où votre étude devra être mise à jour et vérifiez à quel rythme votre carnet doit l'être.
- Tenir une liste des changements. Ajoutez-y, au fil des années, tout ce qui pourrait modifier vos documents : travaux, expertises, ajouts ou retraits d'éléments.
- Classer les pièces au même endroit. Factures, rapports et résolutions du conseil doivent être faciles à retrouver le moment venu.
- Prévoir la dépense au budget. La mise à jour représente une dépense à planifier dans le budget du syndicat de l'année où elle sera commandée.