Analyser votre étude et fixer la contribution

Découvrez comment rassembler les chiffres clés de votre étude, mesurer l'ajustement à prévoir et préparer la décision de votre conseil.

Les exemples proviennent de l'étude fictive présentée dans « Votre étude en un coup d'œil », préparée pour une copropriété de 12 unités construite en 2006.

L'essentiel

Une fois votre étude lue, son analyse tient en quelques questions : combien verser au fonds, pourquoi ce montant, et qu'est-ce qui pourrait changer la réponse? Y répondre avant d'adopter le budget permet à votre conseil de décider en connaissance de cause et d'expliquer sa décision aux copropriétaires.

La grille d'analyse vous accompagne dans cette démarche, section par section, dans l'ordre de votre étude.

Votre grille d'analyse

Imprimez la grille et remplissez-la avec votre étude en main. Elle rassemble sur une seule page ce dont votre conseil a besoin.

• Les chiffres clés. Le solde de départ, la contribution actuelle, la contribution recommandée, le renflouement et le taux d'augmentation.
• L'évolution du fonds. Les années de dépenses importantes et le point le plus bas du solde.
• Les postes les plus coûteux. Leur année prévue, leur montant et l'exactitude de leur date d'installation.
• Avant d'adopter le budget. Les vérifications à faire avant la décision du conseil.

Grille à imprimer : Votre grille d'analyse (PDF)

Mesurer l'écart

Comparez d'abord la contribution actuelle de votre syndicat au total recommandé pour la première année, renflouement compris. L'écart entre les deux correspond à l'ajustement à prévoir au budget.

Dans l'exemple, le syndicat verse 14 000 $ par année, alors que l'étude recommande 37 371 $ pour la première année. Une fois le renflouement terminé, l'écart diminue : seule la contribution annuelle, indexée chaque année, demeure.

Pourquoi un pourcentage fixe ne suffit-il pas?

Un pourcentage des charges communes ne dit rien des travaux à venir. Votre étude, elle, repose sur les interventions réellement prévues dans votre immeuble : c'est cette estimation qui permet de savoir ce dont votre fonds a besoin.

Comment fixer la contribution de votre syndicat?

Chaque année, le conseil d'administration fixe, après consultation de l'assemblée des copropriétaires, la contribution aux charges communes, y compris les sommes à verser au fonds de prévoyance.

• Reprendre la contribution recommandée. Utilisez le montant prévu par l'étude pour l'année financière visée, renflouement compris s'il y a lieu.
• Choisir le mode de renflouement. Les contributions de renflouement peuvent être intégrées au budget annuel ou prendre la forme de cotisations spéciales.
• Répartir la contribution. La contribution est répartie entre les copropriétaires selon leur quote-part et, le cas échéant, selon les groupes de contribution prévus par votre déclaration de copropriété et repris dans l'étude.
• Documenter les écarts. Si le conseil retient un montant ou un calendrier différent de la recommandation, il en consigne les raisons : « Utiliser les recommandations de votre étude » explique comment documenter ces décisions.

Votre syndicat peut choisir de verser davantage que la contribution recommandée : ce n'est pas un problème en soi. En maintenant au moins le niveau recommandé, vous vous assurez surtout que les sommes seront au rendez-vous au moment des travaux, sans devoir recourir à des cotisations spéciales.

Avant d'adopter le budget

Quelques questions permettent de s'assurer que la décision repose sur des bases solides.

• Les faits sont-ils exacts? Le solde de départ et les dates des postes les plus coûteux doivent correspondre à la réalité de votre immeuble. Une correction demandée dans les 90 jours suivant la livraison peut modifier la recommandation : « Faire une demande de révision » présente la marche à suivre.
• Savez-vous expliquer l'écart? Les quelques postes les plus coûteux et la durée du renflouement suffisent généralement à le justifier.

Présenter les chiffres aux copropriétaires

Pour présenter la contribution, montrez l'écart avec la contribution actuelle, les principaux travaux qui la justifient et, s'il y a lieu, la durée du renflouement. Un copropriétaire qui a l'usage d'une partie commune à usage restreint, comme un stationnement intérieur, peut contribuer à un groupe qui en finance le remplacement : cela explique que les contributions diffèrent d'un copropriétaire à l'autre.

Et si…

• Le conseil ne peut pas adopter toute la hausse cette année. Les sommes qui manqueront au fonds devront être trouvées plus tard. Consignez les raisons de ce choix, comme pour tout écart à la recommandation. Pour savoir comment la loi s'applique à votre syndicat, consultez un professionnel du droit.
• Des copropriétaires contestent la hausse lors de la consultation. Présentez les quelques postes les plus coûteux et la durée du renflouement : « Présenter les deux documents au syndicat » rassemble les questions qui reviennent souvent.
• Le budget de l'année est déjà adopté quand l'étude est livrée. La recommandation vise la première année couverte par l'étude, soit l'année financière qui suit la livraison : intégrez-la au budget de cette année-là.