Présenter les deux documents au syndicat

Découvrez comment présenter votre carnet d'entretien et votre étude du fonds de prévoyance à l'assemblée des copropriétaires de façon claire, cohérente et rassurante.

L'essentiel

Pour bien des copropriétaires, l'arrivée du carnet et de l'étude se résume à une question : « Combien cela va-t-il me coûter? » Une présentation réussie répond à cette question en montrant d'où viennent les chiffres, c'est-à-dire de l'état de l'immeuble et des travaux qu'il exigera au fil des ans.

Le fil conducteur est simple : présenter d'abord le carnet pour expliquer les besoins de l'immeuble, puis l'étude pour expliquer comment le syndicat se prépare à les financer. Cette démarche rend les montants compréhensibles et favorise l'adhésion.

Qui décide : l'assemblée ou le conseil?

• La contribution au fonds de prévoyance. Le conseil d'administration fixe chaque année la contribution aux charges communes, y compris les sommes versées au fonds « sur la base » des recommandations de l'étude, après avoir consulté l'assemblée des copropriétaires.
• Une cotisation spéciale. Elle se décide elle aussi après une consultation de l'assemblée (voir « Fonds de prévoyance ou budget d'exploitation? »).
• Le moment des travaux. Le conseil planifie les travaux selon l'état réel de l'immeuble et documente ses décisions ; le carnet mentionne les travaux prévus qui n'ont pas été faits, avec leur raison.

Présenter les documents, c'est donc informer et consulter les copropriétaires, et non leur demander d'approuver le contenu d'un travail professionnel.

Une présentation en quatre temps

Les exemples proviennent du carnet et de l'étude fictifs présentés dans « Votre carnet d'entretien en un coup d'œil » et « Votre étude en un coup d'œil » : ils ont été préparés pour une copropriété de 12 unités construite en 2006.

1. Pourquoi ces documents

Rappelez que le carnet et l'étude découlent de la Loi 16 (voir « Repères sur la Loi 16 »), qu'ils sont préparés par des professionnels membres d'un ordre professionnel et qu'ils seront mis à jour périodiquement : il s'agit d'une démarche commune à toutes les copropriétés du Québec, et non d'une initiative isolée du conseil.

2. L'état de l'immeuble, d'après le carnet

Présentez les grands éléments et leur état : toiture, enveloppe, fenêtres, balcons, systèmes mécaniques. Dans l'exemple, 34 éléments sur 47 sont en bonne condition, 9 en condition acceptable et 2 en mauvaise condition ; les 2 autres n'ont pu être observés ou étaient inaccessibles. Mentionnez ensuite les priorités des prochaines années, en particulier les interventions ponctuelles et les expertises recommandées. Quelques photos tirées de l'état de l'immeuble ou du rapport d'inspection rendent ce portrait concret.

3. Les travaux majeurs à venir et leur coût, d'après l'étude

Présentez les principaux postes de dépense, en insistant sur les années les plus chargées. Dans l'exemple, huit interventions, dont le revêtement de façade en bois, les fenêtres et la toiture, représentent 656 448 $ sur 943 757 $ de dépenses prévues sur 25 ans. Expliquez que les montants projetés tiennent compte de l'inflation et reposent sur des prix unitaires reconnus, validés avec les données du marché.

4. La contribution recommandée

Montrez la contribution actuelle, la contribution recommandée et l'écart entre les deux, puis la durée du renflouement s'il y a lieu et la façon dont la contribution se répartit entre les copropriétaires.

Avec l'étude fictive, le conseil pourrait résumer la situation ainsi : « Notre contribution au fonds passera de 14 000 $ à 37 371 $ la première année, dont 13 771 $ de renflouement cette année ; le renflouement passe ensuite à 7 652 $ par année, jusqu'à sa fin, en 2035. Ces sommes préparent notamment la toiture, prévue en 2042, et les fenêtres, prévues en 2043. Sans elles, ces travaux devraient être financés par une cotisation spéciale. »

Les questions qui reviennent souvent

Certaines questions reviennent presque à chaque assemblée : mieux vaut les anticiper.

• « Pourquoi prévoir le remplacement d'un élément en bon état? » Un élément peut paraître en bon état tout en approchant la fin de sa durée de vie théorique ; son échéance pourra être repoussée lors d'une mise à jour si son état le justifie.
• « Pourquoi ma contribution diffère-t-elle de celle de mon voisin? » Chaque copropriétaire contribue selon sa quote-part et, lorsque votre étude prévoit des groupes de contribution, par exemple pour un stationnement intérieur ou une terrasse, selon les groupes dont il fait partie.
• « Pourquoi mes fenêtres ou mon balcon sont-ils dans l'étude? » Lorsque votre déclaration de copropriété en fait des parties communes à usage restreint, leur entretien courant peut être à la charge du copropriétaire qui en a l'usage, mais leurs réparations majeures et leur remplacement relèvent du fonds de prévoyance (voir « Parties communes, privatives et à usage restreint »).
• « Les travaux auront-ils lieu exactement à ces dates? » Non. L'étude planifie le financement, et non l'exécution des travaux. Le moment réel dépend de l'état constaté des éléments.
• « Pourquoi le solde du fonds baisse-t-il fortement certaines années? » Le fonds se constitue pour être dépensé : après des travaux majeurs, il se reconstitue en vue du cycle suivant.
• « Peut-on simplement cotiser moins? » La contribution recommandée est celle qui permet d'avoir les sommes nécessaires au moment des travaux et d'éviter, autant que possible, les cotisations spéciales.

Comment rendre les documents accessibles aux copropriétaires?

Le carnet et l'étude font partie du registre de la copropriété, que tout copropriétaire peut consulter.

Le logiciel Hoodi facilite ce partage : un copropriétaire invité avec le rôle Copropriétaire peut consulter le carnet et les documents partagés, sans rien modifier, sauf les tâches qui lui sont confiées. L'article « Vous êtes copropriétaire : ce que vous pouvez consulter » peut lui être transmis avec l'invitation. Vous choisissez ensuite les documents auxquels il a accès.

Comment vous préparer

Une bonne préparation vous évite d'être pris de court.

• Répartir les rôles au sein du conseil. Un administrateur peut présenter l'état de l'immeuble et un autre les aspects financiers.
• Préparer un résumé d'une page. Les éléments principaux, les priorités des trois prochaines années, la contribution recommandée et l'écart avec la contribution actuelle suffisent.
• Prendre contact avec notre équipe avant l'assemblée. Le professionnel qui a réalisé l'étude ne participe pas aux assemblées, mais notre équipe peut, sur demande, expliquer au représentant autorisé, par écrit ou en rendez-vous, la méthode de calcul et les principaux postes de dépense.
• Consigner les échanges au procès-verbal. Les questions soulevées et les orientations retenues serviront de trace pour la prochaine mise à jour des documents.