Tenir le carnet à jour avant l'attestation

Découvrez pourquoi votre carnet d'entretien doit refléter la situation actuelle de l'immeuble avant que votre syndicat produise une attestation, et comment le tenir à jour efficacement.

L'essentiel

L'attestation du syndicat doit décrire la situation de la copropriété au moment où elle est produite, et non celle du jour où votre carnet et votre étude ont été livrés. Si des travaux ont été réalisés, reportés ou découverts depuis, le carnet doit d'abord être tenu à jour pour que l'attestation soit exacte.

Nul besoin de faire appel à un professionnel : il suffit de consigner les changements au carnet, comme votre conseil le fait déjà dans sa tenue annuelle. Un carnet tenu à jour tout au long de l'année vous évite de devoir tout reconstituer à la réception d'une demande.

Pourquoi l'exactitude compte

L'attestation est datée et signée par une personne autorisée du syndicat. Les renseignements qu'elle contient guident la décision d'un acheteur et peuvent influencer le prix d'une transaction.

• Une attestation exacte évite les malentendus. Des renseignements fidèles à la réalité évitent de transmettre à un acheteur des informations inexactes.
• Un carnet prêt facilite le respect du délai. Lorsque les factures et les dates sont déjà consignées, le conseil remplit l'attestation sereinement plutôt que de chercher les pièces dans l'urgence.
• Une information à jour rassure l'acheteur. Des travaux récents bien documentés démontrent une gestion rigoureuse et facilitent la transaction.

Quels changements consigner au carnet?

Votre étude et votre carnet décrivent l'immeuble à la date de leur livraison. Plusieurs événements peuvent ensuite modifier ce portrait et doivent être consignés avant de produire une attestation.

• Des travaux majeurs réalisés. Une toiture refaite ou des fenêtres remplacées doivent figurer au carnet avec leur date et leur coût, puisque l'attestation décrit les réparations majeures et les remplacements récents.
• Des travaux devancés ou reportés. Si une intervention a été faite plus tôt ou repoussée selon l'état réel de l'élément, la nouvelle année doit apparaître dans la planification.
• Un écart entre le coût estimé et le coût réel. Notez dans l'historique le coût réellement payé, même s'il diffère de l'estimation.
• Des travaux majeurs découverts. Une expertise peut révéler un problème qui n'était pas prévu au carnet et qui doit désormais y figurer.
• Des travaux payés directement par les copropriétaires. Ils doivent être documentés afin que l'historique de l'immeuble demeure complet.

Que faire si un changement touche aussi l'étude?

La plupart des changements se consignent simplement au carnet. Certains, plus importants, peuvent toutefois remettre en question les recommandations financières de votre étude.

Prenons un exemple fictif : une expertise révèle que la structure des balcons doit être refaite d'ici trois ans, alors que l'étude ne prévoyait ces travaux que dans quinze ans. Le montant prévu pour le fonds ne tient alors plus compte d'une dépense importante. Dans une telle situation, il revient au syndicat de déterminer, avec ses professionnels, si une mise à jour de l'étude est requise. L'attestation peut tout de même être produite entre-temps, en décrivant fidèlement la situation connue.

Les trois points à vérifier avant l'attestation

Inutile de refaire toute la tenue annuelle du carnet à chaque demande. Concentrez-vous sur les renseignements que l'attestation reprend directement de vos documents, présentés dans « Le fonds et le carnet dans l'attestation ».

• L'historique récent. Chaque réparation majeure et chaque remplacement réalisés figurent au carnet avec leur date réelle et leur coût, appuyés par la facture.
• Les échéances à venir. Les interventions devancées ou reportées apparaissent à leur nouvelle année, accompagnées de la raison du changement.
• Le solde du fonds. Le solde réel du fonds de prévoyance est confirmé auprès du trésorier ou du gestionnaire, puisque c'est ce montant qui figurera à l'attestation.

Que votre syndicat tienne son carnet dans le fichier Excel livré ou dans le logiciel Hoodi, l'article « Documenter les travaux réalisés » présente ce qu'il faut consigner pour chaque intervention.

L'avantage d'un carnet numérique

Lorsque votre carnet est tenu dans le logiciel Hoodi, les travaux déjà saisis peuvent être importés dans le module d'attestation, sans ressaisie. Un carnet tenu au fil de l'année se traduit donc directement par une attestation plus rapide à préparer et plus fiable. L'attestation produite demeure ensuite archivée en ligne, ce qui facilite la préparation des suivantes.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant

Il n'est pas nécessaire d'attendre une vente pour agir. Trois habitudes garderont votre carnet prêt en tout temps.

• Consigner les travaux dès leur réalisation. Inscrivez chaque intervention au carnet dès que la facture est payée.
• Faire un bilan annuel. Profitez de la tenue annuelle du carnet pour vérifier que l'historique récent est complet.
• Conserver une trace des décisions. Notez au procès-verbal les reports et les devancements décidés par le conseil, avec leur justification.