Documenter les travaux réalisés

Découvrez quelles informations et quelles pièces conserver chaque fois que des travaux ou des entretiens sont réalisés, et comment les consigner dans le logiciel Hoodi ou dans votre fichier Excel.

L'essentiel

Documenter un travail, c'est conserver la preuve de ce qui a été fait, quand, par qui, sur quelle portion de l'élément et à quel coût. Ces quelques renseignements, accompagnés de la facture et de photos, valent beaucoup plus qu'un souvenir lorsqu'il faut répondre à un acheteur, mettre à jour vos documents ou passer le relais à un nouveau conseil.

Le bon moment pour documenter est tout de suite après les travaux, pendant que la facture est sous la main et que les détails sont frais à la mémoire de chacun.

Pourquoi documenter chaque intervention?

Bien plus qu'une formalité, la documentation des travaux sert concrètement votre syndicat à plusieurs moments.

• Elle fait partie du carnet. Le carnet d'entretien prévoit lui-même que le syndicat y consigne les dates de réalisation des entretiens, des réparations et des remplacements, ainsi que les documents qui s'y rapportent : contrats, garanties, plans et devis, manuels du fabricant et rapports d'inspection ou d'expertise.
• Elle évite des erreurs d'échéance. Lorsqu'aucune date de remplacement n'est connue, l'année de construction de l'immeuble sert de point de départ. Un élément remplacé sans trace risque donc d'être planifié comme s'il était d'origine.
• Elle alimente l'attestation du syndicat. Lors d'une vente, l'attestation présente notamment les réparations majeures réalisées au cours des dernières années.
• Elle facilite les explications. Des décisions et des travaux bien documentés permettent au conseil d'expliquer ses choix aux copropriétaires et aux conseils qui suivront.

Ce qu'il faut noter

L'onglet « Historique des interventions » du fichier Excel livré avec votre carnet propose une ligne par intervention. Ses colonnes donnent une bonne liste de ce qu'il faut noter, que vous utilisiez ce fichier ou le logiciel Hoodi.

• L'élément. Reprenez son code et son nom tels qu'ils figurent dans le carnet, afin de pouvoir le retrouver facilement.
• Le nom et le type de l'intervention. Copiez-les du tableau de planification d'où vient la tâche, par exemple « Remplacer les rallonges abîmées », entretien ponctuel.
• La description. Précisez la portée réelle des travaux : un remplacement complet ou partiel, par exemple quatre balcons sur douze, ou une réparation ciblée.
• Réalisée par. L'entreprise ou le fournisseur qui a exécuté les travaux, ou la personne responsable si le travail a été fait à l'interne.
• La date. La date réelle de fin des travaux, et non celle de la soumission.
• Le coût. Le montant réel, taxes incluses, qui permettra de le comparer à l'estimation de votre étude. Notez aussi s'il a été payé par le fonds de prévoyance ou par le budget d'exploitation.
• La documentation pertinente. Les pièces disponibles, ou l'endroit où elles sont conservées.

Les pièces à conserver

Les renseignements notés gagnent en valeur lorsqu'ils sont appuyés par des documents. Voici ceux qui méritent d'être conservés.

• Les factures et les soumissions retenues. Elles confirment la portée et le coût des travaux.
• Les photos avant et après. Elles montrent l'état de départ et le résultat, ce qui aide le professionnel lors de la prochaine mise à jour.
• Les garanties et les manuels. Ils font partie de ce que le carnet consigne et vous seront utiles en cas de défaut.
• Les contrats d'entretien. Ils précisent les tâches couvertes et leur fréquence.
• Les rapports d'expertise. Ils peuvent confirmer ou modifier une échéance prévue dans vos documents.
• Les résolutions du conseil. Elles expliquent pourquoi des travaux ont été devancés, reportés ou réalisés autrement que prévu.

Consigner les travaux dans le logiciel Hoodi

Le logiciel Hoodi a été conçu pour que la documentation se fasse au fil des travaux, directement dans le carnet d'entretien numérique. Voici les principales fonctions à connaître.

Marquer une tâche comme faite y consigne la date, l'intervenant, le coût et un commentaire, puis fait passer la tâche à l'historique et recalcule sa prochaine occurrence. Vous pouvez y joindre la facture et des photos, laisser une tâche partiellement réalisée ouverte avec un commentaire, retirer de l'historique une tâche complétée par erreur ou inscrire après coup des travaux réalisés avant la livraison. Les articles « Marquer une tâche comme faite, ou la reporter » et « Consigner une intervention déjà réalisée » présentent la marche à suivre.

Lorsque vous consignez des travaux dans le carnet numérique, les projections du fonds de prévoyance se mettent à jour. Les documents livrés, eux, demeurent inchangés jusqu'à leur prochaine mise à jour.

Que faire si vous n'utilisez pas le logiciel?

Votre fichier Excel suffit. Remplissez l'onglet « Historique des interventions » au fil des travaux, en copiant l'élément, le nom et le type d'intervention à partir des autres onglets, et classez les pièces justificatives dans un dossier partagé du syndicat, organisé par élément ou par année. Gardez toujours une copie intacte du fichier livré. L'essentiel est que l'information soit complète, retrouvable et accessible aux administrateurs.

Et si des travaux ont été payés par une autre source que prévu?

Il arrive que des travaux prévus au fonds de prévoyance soient payés par le budget d'exploitation, ou l'inverse. Cette situation est courante et se règle facilement lorsqu'elle est notée. Consignez les travaux et leur source de financement réelle : l'ajustement se fera lors de la prochaine mise à jour de l'étude, qui tient compte des sommes réellement versées au fonds et dépensées.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant

Prendre le pli dès les prochains travaux est plus simple qu'il n'y paraît.

• Rassembler les factures récentes. Repérez les travaux réalisés depuis la livraison de vos documents et vérifiez qu'ils sont consignés.
• Établir une règle simple au conseil. Par exemple, aucune facture de travaux n'est payée sans que l'intervention correspondante soit consignée.
• Demander des photos aux entrepreneurs. Prévoyez-le dès la soumission afin de les obtenir sans effort à la fin des travaux.