Marquer une tâche comme faite, ou la reporter

Une tâche faite se consigne en quelques secondes : date, exécutant, coût et commentaire. Le logiciel calcule ensuite la prochaine échéance et garde la trace dans l'historique.

Pour qui

Les administrateurs, les gestionnaires et le concierge peuvent compléter les entretiens et les travaux du syndicat ; les tâches administratives sont réservées aux administrateurs et aux gestionnaires. Un copropriétaire peut compléter les tâches dont il est responsable.

Avant de commencer

Si un entrepreneur ou un fournisseur a fait le travail, vérifiez qu'il est inscrit comme intervenant dans les paramètres du syndicat : vous pourrez le choisir dans la liste au moment de compléter, et l'historique dira qui est intervenu. Ayez aussi la facture sous la main pour inscrire le coût réel, taxes incluses.

Compléter un entretien

1. Dans Carnet d'entretien, cliquez sur la ligne de la tâche. Son panneau s'ouvre à droite.
2. Cliquez sur le bouton jaune C'est fait ! en haut du panneau. La fenêtre Entretien complété s'ouvre.

3. Vérifiez la date : aujourd'hui est proposé. Si le travail a été fait un autre jour, choisissez la bonne date dans le calendrier.
4. Indiquez qui a fait cet entretien : un intervenant du syndicat, ou Je ne sais pas.
5. Inscrivez le coût avec taxes, si vous le connaissez. Il alimentera la colonne Coût de l'historique.
6. Laissez au besoin un commentaire : ce qui a été observé, ce qui reste à surveiller.
7. Cliquez sur Soumettre.

Seule la date est obligatoire. Pour ajouter plus tard le coût ou l'exécutant, retirez l'entrée de l'historique et complétez la tâche de nouveau, ou notez-les en commentaire dans le fil d'activités.

Compléter des travaux ou une tâche administrative

Le geste est le même dans l'onglet Travaux du carnet et dans la section Administration. La fenêtre s'intitule Travaux complétés ou Tâche administrative complétée et pose les mêmes questions : date, qui, coût avec taxes, commentaire. Pour des travaux, le coût réel inscrit ici est celui qui restera dans l'historique ; le coût estimé de la planification n'est pas modifié.

Reporter une tâche

Reporter, c'est simplement changer l'échéance. Pour une tâche récurrente, la nouvelle date déplace aussi toutes les occurrences suivantes. Le logiciel ne permet pas de décaler une seule occurrence ; la marche à suivre dans ce cas est dans « Modifier une tâche : titre, échéance, récurrence et élément ». Dans le panneau de la tâche, cliquez sur la date affichée à côté d'Échéance, choisissez la nouvelle date et inscrivez la raison de la modification : entrepreneur indisponible, travaux déplacés au printemps, budget reporté. La raison est conservée dans le fil d'activités et vous servira lors de la mise à jour de votre carnet.

Résultat

La tâche quitte la liste des tâches à faire et apparaît dans l'onglet Historique du carnet, avec la date, l'exécutant et le coût. Si elle est récurrente, sa prochaine occurrence est calculée à partir de la récurrence et réapparaît dans la liste, avec la nouvelle échéance. La page Indicateurs compte la tâche parmi celles complétées ce mois-ci, et le fil d'activités de la tâche indique qui l'a marquée comme faite, quand et à quel coût.

Et si…

• Je me suis trompé de date ou de coût. Ouvrez la tâche dans l'onglet Historique, puis utilisez le menu … et Retirer de l'historique ; la tâche revient dans la liste à faire et vous pouvez la compléter de nouveau (voir l'article « Lire et corriger l'historique du carnet »).
• La tâche a été faite en partie. Ne la complétez pas tout de suite : ajoutez un commentaire dans le fil d'activités pour dire ce qui est fait et ce qui reste, et reportez l'échéance au besoin, sauf pour une tâche récurrente : la nouvelle date déplacerait aussi les occurrences suivantes.
• L'intervenant n'est pas dans la liste. Choisissez Je ne sais pas et nommez-le dans le commentaire. Pour qu'il soit proposé la prochaine fois, un administrateur ou un gestionnaire l'ajoute dans les paramètres du syndicat, onglet Intervenants (voir l'article « Gérer les intervenants : entrepreneurs, fournisseurs et contacts »). Si vous êtes administrateur ou gestionnaire, vous pouvez aussi l'ajouter d'abord, puis revenir compléter la tâche.
• La tâche était en retard. Compléter une tâche en retard la retire du compteur En retard des Indicateurs. Inscrivez la vraie date de réalisation, pas la date du jour.

Pour comprendre

Compléter chaque tâche au fur et à mesure, c'est ce qui permet de tenir votre carnet fidèlement et de préparer sa mise à jour par un professionnel. L'article « Planifier l'année et tenir votre carnet à jour » de « Lire votre carnet d'entretien » explique pourquoi ces traces comptent.