Modifier une tâche : titre, échéance, récurrence et élément

Tout ce qu'une tâche contient se modifie depuis son panneau, en cliquant directement sur la valeur à changer.

Pour qui

Les administrateurs et les gestionnaires peuvent tout modifier. Le concierge peut seulement changer l'échéance ; le titre, la description et les autres champs ne lui sont pas modifiables, et il ne peut pas supprimer une tâche. Un copropriétaire ne modifie pas les tâches, sauf celles dont il est responsable, qu'il peut compléter et commenter.

Avant de commencer

Dans le logiciel, une tâche récurrente est une seule fiche dont l'échéance avance à chaque fois qu'elle est complétée. Modifier sa récurrence ou son échéance agit donc sur toutes les occurrences à venir, pas seulement sur la prochaine.

Ouvrir le panneau d'une tâche

Dans Carnet d'entretien, cliquez sur la ligne d'une tâche, dans l'onglet Entretiens ou Travaux. Le panneau s'ouvre à droite. Chaque zone encadrée ci-dessous se modifie d'un clic.

• C'est fait ! marque la tâche comme complétée (voir l'article « Marquer une tâche comme faite, ou la reporter »).
• Le menu … propose Renommer, Imprimer / Exporter et Supprimer.
• Le crayon à côté du titre ouvre la fenêtre de modification du titre et de la description.
• Les champs Échéance, Type, Récurrence, Responsable, Priorité et Élément s'ouvrent chacun d'un clic sur leur valeur.
• La barre Rappel et son lien Configurer règlent l'avertissement par courriel.
• Le crayon à côté de Description modifie le texte de la tâche.
• Les onglets Fil d'activités, Documents et Historique regroupent ce qui s'est passé sur la tâche.

Changer le titre ou la description

Cliquez sur le crayon à droite du titre, ou sur celui à droite de Description. Modifiez le texte dans la fenêtre, puis cliquez sur Renommer. Un bon titre commence par un verbe et nomme l'objet de la tâche ; la description accueille le détail.

Changer l'échéance et dire pourquoi

Cliquez sur la date affichée à côté d'Échéance. La fenêtre Modifier l'échéance s'ouvre.

1. Choisissez la nouvelle date dans le calendrier.
2. Inscrivez la raison de la modification : entrepreneur indisponible, travaux reportés au printemps, budget insuffisant cette année.
3. Cliquez sur Soumettre.

La raison est conservée dans le fil d'activités de la tâche. Elle sera précieuse lors de la mise à jour de votre carnet, pour expliquer pourquoi une intervention a été décalée.

Changer la récurrence

Cliquez sur la valeur affichée à côté de Récurrence. La fenêtre Modifier la récurrence propose deux façons de décrire une tâche qui revient.

Une ou plusieurs fois par année

Cochez les mois où la tâche doit être faite. Le nettoyage des gouttières, par exemple, se fait en mai et en octobre : deux occurrences par année.

À intervalles réguliers

Indiquez le nombre d'années entre deux occurrences et le mois de l'intervention : une inspection du drain de fondation « tous les 5 ans, en août ». Pour des travaux, seul le nombre d'années est demandé, puisque leur échéance tombe le 31 décembre.

Cliquez sur Soumettre. La prochaine échéance est recalculée à partir de la nouvelle règle.

Changer l'élément associé

Cliquez sur la valeur affichée à côté d'Élément. La liste des éléments de l'inventaire s'ouvre, avec Aucun élément en tête. Choisissez le bon élément : la mise à jour est immédiate, sans bouton à confirmer. La tâche apparaît désormais dans l'onglet Entretiens ou Travaux de la fiche de cet élément.

Renommer, imprimer ou supprimer

Le menu … en haut du panneau regroupe trois actions.

• Renommer ouvre la même fenêtre que le crayon du titre.
• Imprimer / Exporter prépare une fiche de la tâche à imprimer ou à enregistrer en PDF, utile pour la transmettre à un entrepreneur (voir l'article « Imprimer et exporter en PDF »).
• Supprimer retire la tâche du carnet, avec toutes ses occurrences à venir. L'action est définitive : si la tâche a déjà été complétée dans le passé, son historique reste consultable dans l'onglet Historique du carnet.

Résultat

Chaque modification est enregistrée immédiatement et consignée dans le fil d'activités de la tâche, avec le nom de la personne qui l'a faite.

Et si…

• Je veux seulement reporter la prochaine occurrence, sans toucher aux suivantes. Le logiciel ne permet pas de décaler une seule occurrence : modifier l'échéance déplace aussi toutes les suivantes. Laissez plutôt l'échéance telle quelle et marquez la tâche comme faite à la date réelle de l'intervention ; d'ici là, elle apparaît en retard. La prochaine occurrence est ensuite calculée selon la récurrence en place.
• Je veux arrêter une tâche récurrente sans la supprimer. Réglez sa récurrence sur Aucune : elle restera dans le carnet comme tâche unique, à l'échéance affichée.
• Le type Ponctuel ne propose pas de récurrence. C'est normal : une tâche ponctuelle est unique par définition. Changez le type pour Courant si elle doit revenir.

Pour comprendre

La récurrence et le mois recommandés pour chaque entretien viennent du document « Entretiens courants et interventions ponctuelles » de votre carnet. L'article « Lire les entretiens courants et les interventions ponctuelles » du parcours « Lire votre carnet d'entretien » explique comment ces fréquences ont été établies et pourquoi certaines tâches reviennent deux fois par année.