Lire les entretiens courants et les interventions ponctuelles

Découvrez comment lire les deux tableaux de ce document, ce que signifient les niveaux de priorité et comment vous servir du calendrier des entretiens.

Les exemples proviennent du carnet fictif présenté dans « Votre carnet d'entretien en un coup d'œil », préparé pour une copropriété de 12 unités construite en 2006.

L'essentiel

Ce document regroupe les tâches qui se financent à même le budget d'exploitation de votre syndicat, au même titre que le déneigement ou l'assurance. Il en distingue deux sortes, présentées dans deux tableaux : les interventions ponctuelles, qui ne se répètent pas, et les entretiens courants, qui reviennent à intervalles réguliers.

Ces tâches maintiennent l'état des éléments, prolongent leur durée de vie, préviennent les détériorations et les sinistres et assurent la sécurité des occupants : c'est le document que votre conseil consultera le plus souvent au fil de l'année.

Les trois niveaux de priorité

Les deux tableaux attribuent à chaque tâche un niveau de priorité, défini au début du document.

• Obligatoire. Les entretiens essentiels à la sécurité de l'immeuble et à sa conformité aux lois et aux règlements, qui exigent un suivi rigoureux : dans l'exemple, l'inspection annuelle des systèmes de protection incendie et du réseau de gicleurs, ou le dégagement immédiat des panneaux électriques.
• Important. Les entretiens qui ont un effet direct sur la durée de vie ou le bon fonctionnement des éléments, comme le nettoyage des gouttières ou le colmatage des fissures d'une chaussée.
• Préventif. L'entretien proactif qui maintient l'immeuble en bon état et prévient l'apparition ou l'aggravation de problèmes, comme la plupart des vérifications visuelles.

Dans le carnet fictif, 40 des 54 entretiens courants sont préventifs, 12 sont importants et 2 sont obligatoires. Le mot « obligatoire » peut être reformulé lorsque votre syndicat démontre qu'il respecte déjà la réglementation applicable : « Faire une demande de révision » présente la marche à suivre.

Le tableau des interventions ponctuelles

Ce tableau présente les entretiens ponctuels, les réparations mineures et les expertises à planifier. La plupart découlent directement d'un constat de l'état de l'immeuble.

• L'échéance. Le moment recommandé, au mois près ; les tâches les plus pressantes viennent en premier.
• L'élément. Son code et son nom, qui renvoient à sa fiche dans l'inventaire et à ses observations dans l'état de l'immeuble.
• Le type. Un entretien ponctuel, une réparation mineure ou une expertise.
• La tâche. Un titre, puis deux temps : ce que l'inspection a révélé, et ce que nous vous recommandons de faire. La recommandation précise souvent s'il faut faire appel à un professionnel.
• La priorité. L'un des trois niveaux expliqués plus haut. Dans le logiciel Hoodi, les entretiens ponctuels utilisent une échelle qui leur est propre (Urgent, Élevé, Moyen ou Bas) : en cas de doute, fiez-vous au tableau de votre carnet.

Les interventions ponctuelles répondent à des besoins très différents : corriger un défaut mineur, comme remplacer les coupe-froid endommagés des portes ; améliorer selon les bonnes pratiques, comme remplacer les rallonges des descentes pluviales pour éloigner l'eau des fondations ; ou faire réaliser une expertise par un professionnel. Une recommandation de surveillance ou de mise aux normes est expliquée dans « Lire l'inventaire des éléments et l'état de l'immeuble ».

Les interventions ponctuelles de l'exemple s'échelonnent sur un peu plus d'un an. Si une échéance est déjà passée au moment où vous recevez votre carnet, la tâche demeure à faire : inscrivez-la au plan de la prochaine année.

Le tableau des entretiens courants

Ce tableau présente, élément par élément, les entretiens récurrents recommandés, avec leur fréquence et le moment de l'année où les réaliser.

• L'élément et la tâche. Un même élément peut avoir plusieurs tâches, comme la vérification visuelle des murs de fondation chaque année et l'inspection du drain par caméra aux cinq ans.
• La description. Elle indique ce qu'il faut chercher et la conduite à tenir si une déficience est constatée : généralement, faire appel à un professionnel.
• La fréquence. Chaque année, aux 2 ans, aux 3 ans, jusqu'aux 10 ans. Dans l'exemple, 33 des 54 entretiens reviennent chaque année.
• Le calendrier. Les douze colonnes de droite indiquent par un point le ou les mois recommandés. Un entretien peut avoir deux points, comme le nettoyage des gouttières au printemps et à l'automne.

Qui peut faire une vérification visuelle?

Plus de la moitié des entretiens courants de l'exemple sont des vérifications visuelles. Elles peuvent parfois être faites par la personne responsable de l'entretien de l'immeuble, si elle possède les connaissances nécessaires pour reconnaître une situation qui demande une intervention. D'autres tâches exigent un professionnel ou une personne possédant des qualifications précises : l'inspection du réseau de gicleurs, par exemple, relève d'une entreprise spécialisée.

Le calendrier comme outil de planification

Les mois recommandés se regroupent naturellement. Dans l'exemple, plus de la moitié des entretiens tombent en mai, après la fonte des neiges, et plusieurs vérifications intérieures en janvier et en février.

Vous pouvez en tirer une routine : une tournée des parties communes au printemps, une autre à l'automne et quelques vérifications intérieures en hiver, que le fichier Excel, trié par mois, aide à préparer.

Comment ce document se rattache aux autres

Les interventions ponctuelles des cinq prochaines années sont reprises dans le sommaire, et leurs constats et photos se trouvent dans l'état de l'immeuble. Lorsqu'un entretien courant révèle une déficience, la correction devient à son tour une intervention ponctuelle ou, si elle est importante, une réparation majeure financée par le fonds de prévoyance.

Et si…

• Personne au conseil ne peut faire les vérifications visuelles. Confiez-les à l'entrepreneur qui réalise déjà l'entretien de l'élément, par exemple lors du nettoyage des gouttières, ou à votre gestionnaire, et demandez-lui de noter ce qu'il a observé.
• Un entretien ne s'applique plus à votre immeuble. Signalez-le pendant la période de révision si l'élément n'existe pas ; s'il a été retiré depuis, supprimez la tâche du carnet numérique et notez pourquoi au procès-verbal.