Lire l'inventaire des éléments et l'état de l'immeuble

Découvrez comment lire la fiche de chaque élément de votre immeuble, ce que signifie sa condition générale et comment interpréter les observations et les recommandations de l'inspection.

Les exemples proviennent du carnet fictif présenté dans « Votre carnet d'entretien en un coup d'œil », préparé pour une copropriété de 12 unités construite en 2006.

L'essentiel

Deux documents de votre carnet décrivent votre immeuble : l'inventaire des éléments, qui dresse la liste des parties communes avec une fiche par élément, et l'état de l'immeuble, qui présente la condition de chacun lors de l'inspection, avec les constats et les photos qui expliquent les recommandations.

Les deux suivent la même liste, dans le même ordre, et toute la planification du carnet en découle.

Comment les éléments sont classés

Les éléments sont répertoriés selon un système de classification standardisé, employé par les professionnels du bâtiment, en sept groupes, des infrastructures au terrain. Chaque élément porte un code, formé de la lettre de son groupe et de quatre chiffres, et un nom normalisé, par exemple « Fenêtres en PVC (ou hybride) ». Ce code est le même dans tous les documents du carnet et dans votre étude.

La description de la fiche est générale : elle peut mentionner une variante absente de votre immeuble, comme une isolation par l'extérieur, sans qu'aucune tâche n'en découle. Deux éléments de la même catégorie peuvent aussi partager un code, comme les colonnes de bois et la structure des balcons (B1030), ou la toiture et les gouttières (B3010), dans l'exemple : ce n'est pas un doublon.

La fiche d'un élément dans l'inventaire

Chaque fiche de l'inventaire est construite de la même façon.

• La description. Ce qu'est l'élément, son rôle, et l'entretien, les réparations et le remplacement à prévoir. Pour les fenêtres, on y apprend que le remplacement des thermos relève généralement du budget d'exploitation.
• L'inclusion et l'emplacement. Ce que l'élément comprend, ce qu'il exclut et où il se trouve. Les fenêtres incluent les vitrages et les cadres, mais pas le calfeutrage, qui forme un élément à part.
• L'année d'installation ou du dernier remplacement. Elle provient de vos réponses à la collecte d'informations ; à défaut, l'année de construction est utilisée.
• La durée de vie théorique. La durée de référence d'un élément de ce type, qui sert, avec l'année d'installation et l'état observé, à planifier son remplacement.

Vérifiez l'année d'installation des éléments importants : une année inexacte décale la planification et les montants de votre étude. Dans l'exemple, la toiture refaite en 2021, d'une durée de vie théorique de 20 ans, a son échéance théorique en 2041 et son remplacement planifié en 2042, et non en 2026 comme si elle datait de la construction.

La condition générale dans l'état de l'immeuble

Pour chaque élément, l'état de l'immeuble indique d'abord une condition générale, choisie parmi six possibilités.

• En bonne condition. Usure normale, sans intervention majeure à court terme ; un remplacement proche a pu être reporté.
• Condition acceptable. Des détériorations apparentes, précisées dans les observations, à prendre en charge à court ou à moyen terme.
• En mauvaise condition. Des dégradations avancées ou des problèmes importants, qui exigent des interventions à court terme.
• Fin de vie utile. L'élément a atteint le terme de sa durée de vie ; son remplacement est planifié à court terme.
• Élément non observé. L'élément n'a pas pu être vu, comme la toiture de l'exemple, dans un secteur où le vol des drones est interdit.
• Élément inaccessible. L'inspecteur n'a pas pu y accéder, par exemple un local fermé ou un entretoit sans trappe.

Dans ces deux derniers cas, la planification repose sur la durée de vie normale de l'élément et sur les informations fournies par votre syndicat. Dans le carnet fictif, 34 éléments sur 47 sont en bonne condition, 9 sont en condition acceptable et 2 en mauvaise condition. Une condition acceptable ou mauvaise décrit l'élément visé, parfois une seule portion de celui-ci, et non l'immeuble entier.

Les observations, les recommandations et les photos

Sous la condition générale, chaque constat occupe un bloc.

• Les observations. Ce que l'inspecteur a vu, et les conséquences possibles si rien n'est fait.
• La recommandation. Ce qu'il convient de faire. Un tiret indique que la suite se trouve dans les tableaux de planification : le constat a mené à une intervention ponctuelle, à une réparation majeure ou à un entretien courant.
• Les photos. Elles documentent le constat et vous aideront à obtenir une soumission ou à expliquer une dépense. Le rapport d'inspection, remis avec le carnet, contient l'ensemble des photos de la visite.
• Les limitations. Un bloc « Limitation » signale ce qui n'a pas pu être vérifié, comme le fonctionnement d'un appareil ; « Les limites de l'inspection visuelle » explique pourquoi.

D'où viennent les recommandations?

• L'inspection visuelle. Les constats mènent à des recommandations ciblées (corriger un défaut, faire vérifier une condition, améliorer un détail), surtout dans les interventions ponctuelles.
• La durée de vie des éléments. Les entretiens récurrents, les réparations majeures et les remplacements découlent du cycle de vie de chaque élément, même sans problème observé.

Le contenu du carnet dépend des éléments réellement présents dans votre immeuble, et non d'une liste fixe : si une tâche que vous attendiez n'y figure pas, demandez-nous si l'élément a été évalué.

Le carnet documente l'état des éléments et leur entretien. Il ne fixe pas les règles d'utilisation ou d'entreposage des parties communes, qui relèvent de votre syndicat.

Les termes qui méritent une explication

La surveillance

Surveiller une condition ne signale pas une urgence : il s'agit de suivre son évolution et d'agir si elle change. Dans l'exemple, l'inspecteur recommande de surveiller les linteaux de maçonnerie et de consulter un maçon sans délai si de la rouille ou des fissures apparaissent. Une fissure fine se suit de la même façon, en vérifiant chaque printemps si elle s'élargit. « Lire les entretiens courants et les interventions ponctuelles » précise qui peut faire ce genre de vérification visuelle.

L'expertise

Lorsqu'une observation laisse planer un doute, le carnet recommande un spécialiste pour en préciser la cause ou l'étendue : un maître électricien, un maçon ou, pour tout élément structural, un ingénieur. « Les limites de l'inspection visuelle » explique ces recommandations.

L'autorité compétente et la mise aux normes

L'autorité compétente est l'organisme responsable d'une exigence : selon le sujet, votre municipalité, la Régie du bâtiment du Québec ou une autre autorité. Pour savoir si une mise aux normes s'applique à votre immeuble, vérifiez auprès d'elle ou d'un professionnel.

Pourquoi certains termes semblent-ils si sévères?

Le vocabulaire d'un rapport technique est précis, ce qui peut le faire paraître sévère. Si un terme vous semble exagérer l'ampleur d'une situation, par exemple lorsqu'une seule section est en cause, écrivez-nous pendant la période de révision sans frais de 90 jours : « Faire une demande de révision » présente la marche à suivre. La formulation peut être nuancée, mais la recommandation de fond demeure si le problème est bien présent. Une expertise professionnelle peut toutefois en nuancer la priorité ou, pour une recommandation préventive, conclure autrement.