Gérer les intervenants : entrepreneurs, fournisseurs et contacts
Les intervenants sont les personnes et les entreprises qui réalisent les entretiens et les travaux : couvreur, maçon, entreprise d'entretien paysager, mais aussi un administrateur ou le concierge. Les inscrire une fois permet de dire, chaque fois qu'une tâche est faite, qui l'a faite.
Pour qui
Les administrateurs et les gestionnaires.
Avant de commencer
Pourquoi les inscrire : quand vous indiquez qu'un entretien ou des travaux sont faits, le logiciel demande qui a fait l'intervention et propose la liste des intervenants. L'historique garde ensuite, pour chaque élément, le nom de l'entreprise et le coût, ce qui aide à comparer les soumissions, à faire jouer une garantie et à préparer l'attestation du syndicat.
Ajouter un intervenant
- Ouvrez les paramètres du syndicat avec l'engrenage de l'en-tête, puis l'onglet Intervenants.
- Cliquez sur Ajouter un intervenant.
- Choisissez le type d'intervenant : Sous-traitant pour une entreprise externe, ou Administrateur, Copropriétaire, Concierge ou Gestionnaire pour une personne liée au syndicat.
- Saisissez le nom, puis, au besoin, le téléphone, le courriel, le site web et des détails (numéro de licence, garantie, conditions particulières).
- Pour ajouter une personne-ressource dans l'entreprise, cliquez sur le bouton + à droite de Contacts : prénom, nom, téléphone, poste et courriel. Répétez pour chaque contact.
- Cliquez sur Ajouter.
Consulter ou modifier un intervenant
Dans la liste, cliquez sur le nom de l'intervenant. La fenêtre Informations sur l'intervenant reprend les mêmes champs ; corrigez-les et cliquez sur Modifier.
Archiver un intervenant
Survolez l'intervenant dans la liste et cliquez sur l'icône Archiver. Il n'est plus proposé pour les nouvelles interventions, et l'historique des tâches qu'il a réalisées demeure.
Résultat
Vos entrepreneurs sont réunis au même endroit, avec leurs coordonnées, et chaque intervention consignée dans le carnet porte le nom de qui l'a réalisée.
Et si…
- L'entrepreneur n'est pas dans la liste au moment de marquer une tâche comme faite. Choisissez Je ne sais pas et nommez-le dans le commentaire, ou ajoutez-le d'abord ici, puis revenez à la tâche (voir l'article « Marquer une tâche comme faite, ou la reporter »).
- Une entreprise a changé de nom. Ouvrez l'intervenant et corrigez son nom ; l'historique suit.
- Je veux noter un numéro de licence RBQ ou une garantie. Utilisez le champ Détails.
Pour comprendre
Garder la trace de qui a fait les travaux et à quel coût fait partie de la tenue du carnet. L'article « Documenter les travaux réalisés » de « Le cycle de vie des documents » explique quoi conserver.