Entre deux études
Découvrez comment faire vivre votre carnet d'entretien et votre étude du fonds de prévoyance entre leur livraison et leur prochaine mise à jour, et comment cette continuité vous facilite la tâche.
L'essentiel
Vos documents sont livrés, et leur prochaine mise à jour peut sembler bien loin. C'est pourtant entre deux études que tout se prépare : un professionnel met à jour vos documents à intervalles réguliers, tandis que votre conseil les fait vivre d'une année à l'autre.
Ce que vous consignez aujourd'hui rendra la prochaine mise à jour plus juste, l'attestation remise lors d'une vente plus simple à préparer et la transition entre administrateurs plus facile.
Deux rythmes, une même mémoire
Deux rythmes se superposent dans la vie de vos documents : la tenue annuelle du carnet par votre conseil et la mise à jour périodique confiée à un professionnel.
Le premier nourrit le second. Plus l'historique tenu chaque année est complet, plus la mise à jour périodique reflète fidèlement votre immeuble.
Documenter les travaux réalisés
Chaque entretien ou intervention laisse des traces utiles : une facture, des photos, une garantie. En notant ce qui a été fait, quand, par qui et à quel coût, vous évitez qu'un élément remplacé soit planifié de nouveau comme s'il était d'origine. Le logiciel Hoodi et l'onglet « Historique des interventions » de votre fichier Excel sont prévus à cette fin.
Garder l'historique à jour
Le carnet est tenu à jour par le conseil d'administration au moins une fois par année. Consigner chaque intervention au moment où elle est faite simplifie cette tenue : une rencontre à la fin de l'année financière sert alors surtout à vérifier que rien ne manque. Cet historique devient la mémoire de votre copropriété, utile bien au-delà du conseil qui l'a tenu.
Préparer la mise à jour de vos documents
L'étude et le carnet sont mis à jour par un professionnel à intervalles réguliers, selon votre immeuble (voir « Préparer la mise à jour de vos documents »). Le professionnel réévalue alors l'état des éléments, puis ajuste la planification et la contribution selon ce qui s'est réellement passé. Plus votre dossier est complet, plus le résultat est juste.
Commander la mise à jour
Lorsque vos documents ont été préparés par Hoodi, ils sont mis à jour plutôt que refaits, ce qui permet d'offrir des tarifs inférieurs à ceux des documents originaux, à condition que votre carnet soit tenu à jour. Comme un projet s'étend sur plusieurs mois (voir « Délais et étapes de votre projet ») et qu'aucune inspection n'a lieu en hiver, prévoyez de commander votre mise à jour 15 à 18 mois avant son échéance. Noter dès maintenant cette date au calendrier du conseil est un bon premier pas.