Ajouter des documents et des commentaires à une tâche

Rattachez à chaque tâche les soumissions, les factures et les échanges qui la concernent : le carnet devient la mémoire de l'immeuble.

Pour qui

Les administrateurs, les gestionnaires et le concierge peuvent commenter et téléverser des documents sur toutes les tâches. Un copropriétaire peut le faire sur les tâches dont il est responsable.

Avant de commencer

Le bas du panneau d'une tâche comporte trois onglets qui gardent la trace de ce qui s'y passe.

• Fil d'activités. Les commentaires et les événements consignés par le logiciel : changement d'échéance et sa raison, assignation d'un responsable, complétion.
• Documents. Les fichiers rattachés à la tâche.
• Historique. Les dates auxquelles la tâche a été complétée, avec le coût et l'exécutant.

Ouvrez la tâche depuis Carnet d'entretien ou Administration, puis faites défiler le panneau jusqu'aux onglets.

Écrire un commentaire

Dans l'onglet Fil d'activités, cliquez dans le champ Écrivez un commentaire, rédigez votre note et validez.

Le commentaire est daté et signé de votre nom. Il est visible par tous les utilisateurs qui ont accès à la tâche. Servez-vous-en pour noter un appel à l'entrepreneur, une observation faite sur place ou une décision du conseil.

Téléverser un document

1. Cliquez sur l'onglet Documents, puis sur Téléverser des documents.

2. Choisissez un ou plusieurs fichiers, ou un dossier complet.
3. Indiquez l'emplacement où classer les fichiers dans la section Documents du syndicat, et ajoutez au besoin des mots-clés qui faciliteront la recherche.
4. Cliquez sur Ajouter les documents.

Les fichiers sont visibles à deux endroits : dans l'onglet Documents de la tâche et dans la section Documents du syndicat, à l'emplacement choisi. Un document supprimé d'un côté disparaît de l'autre.

Consulter l'historique d'une tâche

L'onglet Historique liste les réalisations passées de la tâche, avec la date, l'exécutant et le coût inscrits au moment de la compléter. Le bouton Ajouter une date à l'historique permet de consigner une réalisation antérieure à l'arrivée du logiciel, par exemple le dernier nettoyage des gouttières fait l'automne précédent (voir l'article « Consigner une intervention déjà réalisée »).

Résultat

La tâche réunit tout ce qui la concerne : qui doit la faire, quand, avec quels documents et quelles décisions. Au moment de la mise à jour de votre carnet d'entretien, ces traces serviront à documenter l'état réel de l'immeuble.

Et si…

• Je veux joindre une photo prise avec mon téléphone. Le téléversement accepte les images : enregistrez la photo, puis téléversez-la comme un document.
• Le document concerne plusieurs tâches. Téléversez-le une fois dans la section Documents du syndicat, puis mentionnez son emplacement dans un commentaire des autres tâches.
• Je veux corriger un commentaire. Les commentaires ne se modifient pas : ajoutez-en un nouveau qui précise la correction.

Pour comprendre

Rattacher aux tâches les contrats, les garanties, les factures et les rapports facilite la tenue annuelle du carnet par le conseil d'administration. L'article « Planifier l'année et tenir votre carnet à jour » de « Lire votre carnet d'entretien » explique ce qu'il est utile de conserver et pourquoi.