Organiser les documents : classeurs, dossiers et documents livrés par Hoodi
La section Documents est le classeur numérique du syndicat : contrats, factures, soumissions, procès-verbaux, et les documents livrés par Hoodi. Elle s'organise en trois niveaux, comme un vrai classeur.
Pour qui
Tous les rôles voient les classeurs auxquels ils ont accès. Les administrateurs créent les classeurs ; dans un classeur, toute personne qui a le droit de modification peut créer des dossiers et ajouter des documents.
Avant de commencer
Les documents se rangent sur trois niveaux.
- Classeurs : les grandes familles, à la racine de la section. C'est au niveau du classeur que se règle l'accès par rôle.
- Dossiers : des subdivisions à l'intérieur d'un classeur, par exemple une année ou un fournisseur.
- Documents : les fichiers eux-mêmes.
Quatre classeurs sont souvent présents au départ : Administration, Carnet d'entretien, Registre de copropriété et Documents livrés par Hoodi. Ce dernier contient votre carnet d'entretien et votre étude du fonds de prévoyance ; il est en lecture seule.
Parcourir la section
Dans le menu de gauche, cliquez sur Documents.
- Le champ Rechercher trouve un document par son nom ou ses mots-clés, dans tous les classeurs auxquels vous avez accès.
- Trier par change l'ordre ; les deux boutons à côté basculent entre la vue en grille et la vue en liste.
- Chaque classeur affiche, dans un bandeau, le nombre de rôles qui n'y ont pas accès, par exemple « 3 rôles sans accès ».
- Le bouton Corbeille, en bas à droite, ouvre les éléments supprimés depuis moins de 30 jours.
Cliquez sur un classeur pour l'ouvrir. Le fil d'Ariane en haut (Documents › Administration) permet de remonter.
Créer un classeur
- À la racine de la section, cliquez sur le bouton +, puis sur Ajouter un classeur.
- Donnez-lui un nom, par exemple « Soumissions et contrats ».
- Vérifiez les permissions proposées pour chaque rôle. Par défaut, le gestionnaire peut consulter et modifier, le copropriétaire et le concierge peuvent consulter. Ajustez-les au besoin (voir l'article « Contrôler l'accès aux documents par rôle »).
- Cliquez sur Ajouter.
Créer un dossier
Ouvrez un classeur, cliquez sur le bouton +, puis sur Créer un dossier. Saisissez le nom du dossier et cliquez sur Ajouter. Un dossier peut lui-même contenir des dossiers.
Résultat
Vos documents sont rangés par familles, avec un accès réglé une fois pour toutes au niveau du classeur. Les documents téléversés depuis une tâche du carnet arrivent aussi ici, à l'emplacement choisi au moment du téléversement.
Et si…
- Je ne vois pas un classeur que mes collègues voient. Votre rôle n'y a pas accès. Un administrateur peut changer les permissions du classeur.
- Je ne peux rien ajouter dans Documents livrés par Hoodi. C'est voulu : ce classeur garde vos documents tels qu'ils ont été livrés. Téléchargez-les ou consultez-les ; classez vos propres copies annotées ailleurs.
- Je ne sais pas comment organiser les classeurs. Une organisation simple suffit : Administration (assemblées, budgets, assurances), Carnet d'entretien (soumissions, factures, rapports d'entrepreneurs), Registre de copropriété (déclaration, règlements, registres).
- Je ne peux pas renommer, déplacer ni supprimer un dossier créé par défaut. C'est le cas pour le moment : les dossiers créés par défaut dans les classeurs restent en place. Vous pouvez toutefois créer vos propres dossiers dans chaque classeur.
Pour comprendre
Le syndicat tient le registre de la copropriété, dont font partie le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance. L'article « Les documents à remettre au nouveau conseil » de « Transmettre le dossier à un nouveau conseil d'administration » dresse la liste de ce qu'il est utile d'y ranger.