Contrôler l'accès aux documents par rôle

Les copropriétaires n'ont pas besoin de voir les soumissions en cours, mais doivent pouvoir consulter la déclaration de copropriété. Les permissions de chaque classeur règlent qui voit quoi.

Pour qui

Les utilisateurs qui ont le niveau le plus élevé sur le classeur, « Droit de consultation, modification et permissions » ; c'est toujours le cas des administrateurs.

Avant de commencer

L'accès se règle par rôle et par classeur. Chaque utilisateur du syndicat a un rôle (Administrateur, Gestionnaire, Copropriétaire ou Concierge) ; chaque classeur dit ce que chaque rôle peut y faire. Les dossiers et les documents du classeur suivent ses permissions.

Modifier les permissions d'un classeur

1. Dans Documents, à la racine, ouvrez le menu … du classeur et cliquez sur Détails.
2. Dans la partie Permissions du volet, choisissez le niveau voulu pour le Gestionnaire, le Copropriétaire et le Concierge. Le niveau de l'Administrateur est fixe.

3. Le changement s'applique dès votre choix.

Le bandeau du classeur se met à jour : « 3 rôles sans accès », « 1 rôle sans accès » ou rien si tous les rôles y ont accès.

Quelques réglages courants

• Administration (budgets, soumissions, litiges) : Gestionnaire en modification, Copropriétaire et Concierge sans accès.
• Registre de copropriété (déclaration, règlements, procès-verbaux) : Copropriétaire en consultation.
• Carnet d'entretien (rapports d'entrepreneurs, garanties) : Concierge en consultation ou en modification s'il téléverse les rapports de visite.

Résultat

Chaque rôle voit exactement les classeurs qui le concernent ; un classeur sans accès n'apparaît même pas dans sa section Documents.

Et si…

• Un copropriétaire doit voir un seul document d'un classeur fermé. Déplacez ce document, ou une copie, dans un classeur auquel les copropriétaires ont accès.
• Je ne vois pas de liste de permissions dans le volet d'un document. C'est normal : un document affiche les permissions de son classeur, sans pouvoir les changer.
• Je veux changer le rôle d'une personne. Cela se fait dans les paramètres du syndicat, onglet Utilisateurs (voir l'article « Gérer les utilisateurs : inviter, changer le rôle, retirer »).

Pour comprendre

Les rôles et ce qu'ils permettent dans l'ensemble du logiciel sont présentés dans l'article « Les rôles et permissions ». Côté loi, l'article « Les documents à remettre au nouveau conseil » rappelle les documents que tout copropriétaire peut consulter.