Les rôles et permissions

Chaque personne qui utilise la plateforme Hoodi pour un syndicat y a un rôle. Le rôle décide des sections qu'elle voit et de ce qu'elle peut y faire : carnet d'entretien, inventaire des éléments, documents, projections, tâches administratives et sinistres.

Ce que vous saurez faire

Choisir le bon rôle pour chaque personne et savoir ce qu'elle pourra voir et faire dans le logiciel.

Avant de commencer

Le rôle est donné au moment de l'invitation et peut être changé en tout temps par un administrateur, dans les paramètres du syndicat, onglet Utilisateurs (voir l'article « Gérer les utilisateurs : inviter, changer le rôle, retirer »).

Tableau des quatre rôles, de l'administrateur au concierge : tous consultent le carnet ; l'administrateur, le gestionnaire et le concierge marquent les tâches comme faites, les reportent, les commentent et y joignent des documents, le copropriétaire, pour ses tâches seulement, les marque comme faites, les commente et y joint des documents ; seuls l'administrateur et le gestionnaire ajoutent ou suppriment des tâches et accèdent à Prévoyance, Administration et Sinistres ; seul l'administrateur gère les utilisateurs. Les documents suivent en plus les permissions de chaque classeur.

Quel rôle donner à qui

  • Les membres du conseil d'administration : Administrateur.
  • Votre gestionnaire de copropriété : Gestionnaire. Il gère la plateforme au quotidien, sans pouvoir modifier les accès du conseil.
  • La personne qui fait l'entretien de l'immeuble : Concierge.
  • Les copropriétaires, si le conseil souhaite leur ouvrir l'accès : Copropriétaire.

Seuls les administrateurs invitent des utilisateurs et changent leur rôle.

Les quatre rôles

  • Administrateur : tous les droits. Il ajoute, modifie et supprime les éléments et les tâches, accède à toutes les sections, et il est le seul à inviter et retirer des utilisateurs et à changer leur rôle. C'est le rôle des membres du conseil.
  • Gestionnaire : les mêmes droits que l'administrateur, sauf la gestion des utilisateurs ; il voit la liste des utilisateurs sans pouvoir la modifier. Il accède aux sections Prévoyance, Administration et Sinistres.
  • Copropriétaire : il consulte le carnet, l'inventaire, l'historique et les documents auxquels il a accès, sans rien modifier. Quand une tâche lui est confiée, il peut la marquer comme faite, la commenter et y joindre des documents, mais pas la supprimer. Il n'a pas accès aux sections Prévoyance, Administration et Sinistres.
  • Concierge : il marque les tâches comme faites, change leur échéance, les commente et y joint des documents ; il ne modifie pas leurs autres renseignements (titre, description, récurrence, responsable) et n'ajoute ni ne supprime de tâches. Il n'a pas accès aux sections Prévoyance, Administration et Sinistres.

Les rôles et les documents

Dans la section Documents, chaque classeur dit ce que chaque rôle peut y faire : consulter, modifier, gérer les permissions, ou rien du tout. Un copropriétaire peut ainsi voir le registre de la copropriété sans voir les soumissions en cours (voir l'article « Contrôler l'accès aux documents par rôle »).

Et si…

  • Un copropriétaire doit faire une vérification. Confiez-lui la tâche : il pourra la marquer comme faite sans avoir d'autres droits.
  • Je suis copropriétaire et je veux savoir ce que je peux faire. Voir l'article « Vous êtes copropriétaire : ce que vous pouvez consulter ».
  • Je veux que personne d'autre ne change les accès. Gardez peu d'administrateurs ; donnez le rôle Gestionnaire aux autres personnes qui utilisent la plateforme pour gérer le syndicat.

Pour comprendre

Le parcours « Transmettre le dossier à un nouveau conseil d'administration » explique comment passer les accès d'un conseil à l'autre.

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