Décrire et retrouver un document : détails et mots-clés
Un document bien décrit se retrouve en quelques secondes, même des années plus tard et par un autre administrateur. Le volet Détails sert à cela.
Pour qui
Tous les rôles peuvent consulter les détails. Les modifier demande le droit de modification sur le classeur.
Avant de commencer
Les mots-clés sont des étiquettes libres : « soumission », « toiture », « 2026 », « assurance ». La recherche de la section Documents les prend en compte, comme le nom du document. Choisissez quelques mots que vous taperiez vous-même pour retrouver le document.
Ouvrir le volet Détails
Dans le menu … du document, cliquez sur Détails. Le volet s'ouvre à droite.
- En haut, sous l'aperçu, quatre boutons : plein écran, renommer (crayon), télécharger et supprimer.
- Description : un texte libre ; cliquez sur le crayon pour l'écrire ou le corriger. Par exemple : « Soumission de Toitures ABC pour la réfection de la membrane, valide 60 jours ».
- Mots-clés : cliquez sur Ajouter un mot-clé, tapez le mot et validez ; répétez pour chaque mot.
- Emplacement : le classeur ou le dossier où il se trouve ; un clic y mène.
- Permissions : l'accès de chaque rôle, hérité du classeur. Il se modifie au niveau du classeur (voir l'article « Contrôler l'accès aux documents par rôle »).
Le volet indique aussi, sous Ajouté par, la personne qui a téléversé le document et la date.
Rechercher
Dans le champ Rechercher en haut de la section Documents, tapez un mot du nom ou un mot-clé. Les résultats viennent de tous les classeurs auxquels vous avez accès.
Résultat
Le document porte une description et des mots-clés qui le rendent facile à retrouver, et son volet indique qui l'a ajouté et quand.
Et si…
- La recherche ne trouve pas mon document. Essayez un autre mot, plus court, ou vérifiez que vous avez accès au classeur où il se trouve.
- Je veux décrire plusieurs documents de la même façon. Les mots-clés s'ajoutent un document à la fois ; adoptez une liste de mots communs au conseil pour rester cohérents.
- Le volet n'offre pas de crayon. Votre rôle n'a que le droit de consultation sur ce classeur.
Pour comprendre
Lors d'une vente, l'attestation du syndicat demande des renseignements qui se trouvent souvent dans ces documents : assurances, sinistres, inspections, travaux. L'article « Tenir le carnet à jour avant l'attestation » de « En savoir plus sur l'attestation du syndicat » explique lesquels préparer.