Lire le sommaire de votre carnet d'entretien

Découvrez ce que contient le sommaire, comment lire ses deux tableaux des cinq prochaines années et quel document ouvrir lorsque vous cherchez plus de détails.

Les exemples proviennent du carnet fictif présenté dans « Votre carnet d'entretien en un coup d'œil », préparé pour une copropriété de 12 unités construite en 2006.

L'essentiel

Le sommaire est le document le plus consulté de votre carnet, parce qu'il réunit en quelques pages ce qui attend votre immeuble à court terme. Il présente d'abord le contexte du carnet, puis deux tableaux : les réparations majeures et les remplacements des cinq prochaines années, et les entretiens ponctuels, les réparations mineures et les expertises de la même période.

Il ne contient pas toute la planification. Pour la suite des grands travaux ou pour les entretiens courants, il renvoie aux autres documents du carnet.

Les premières pages : le contexte

Avant les tableaux, le sommaire pose le cadre dans lequel votre carnet a été préparé. Quelques sections méritent un arrêt.

• La déclaration du signataire et les références pertinentes. Le professionnel qui signe le carnet déclare que les parties communes ont été examinées par lui-même ou sous sa supervision. Les références rappellent le cadre légal du carnet d'entretien (voir « Repères sur la Loi 16 »).
• L'objet et la structure du carnet. On y lit ce que le carnet couvre, soit les parties communes, y compris celles à usage restreint, et la liste des documents qui le composent.
• Les réserves et conditions. Le carnet repose sur des constatations visuelles et sur les documents fournis par votre syndicat. Aucune percée exploratoire n'a été faite, et certains éléments peuvent ne pas avoir été observés faute d'accès. Les durées de vie sont des estimations fondées sur l'expérience et les données de l'industrie, et non une garantie.
• La description de la copropriété et l'inspection. L'année de construction, le nombre d'unités, le type de copropriété, puis la date de l'inspection et le nom de l'inspecteur. Vérifiez ces informations : elles influencent les échéances du carnet.

Le tableau des réparations majeures et des remplacements

Ce premier tableau reprend, jusqu'à cinq ans après la livraison, les interventions planifiées dans le document des réparations majeures et des remplacements. Chaque ligne indique l'année prévue, l'élément visé, avec son code, et une description des travaux.

La description précise ce que l'intervention comprend et ce qu'elle exclut. Dans l'exemple, la réfection d'une partie de la maçonnerie est une provision établie pour budgétiser les travaux, et non un devis. Ces interventions sont normalement financées par le fonds de prévoyance, et leur coût figure dans votre étude.

Le tableau des entretiens ponctuels, des réparations mineures et des expertises

Ce second tableau reprend les interventions ponctuelles planifiées jusqu'à cinq ans après la livraison. Chaque ligne indique l'échéance recommandée, au mois près, l'élément visé, le type d'intervention, la tâche et son niveau de priorité.

La tâche se lit en deux temps : ce que l'inspection a révélé, puis ce que nous vous recommandons de faire. Ces interventions sont payées à même le budget d'exploitation de votre syndicat. Les niveaux de priorité et le calendrier sont expliqués dans l'article « Lire les entretiens courants et les interventions ponctuelles ».

Quel document pour quelle question?

Le sommaire renvoie régulièrement aux autres documents du carnet. Voici lequel ouvrir selon votre question.

• « Que devons-nous prévoir bientôt? » Le sommaire, qui rassemble les interventions des cinq prochaines années.
• « Qu'est-ce que cet élément, et depuis quand est-il en place? » L'inventaire des éléments, qui présente une fiche par élément.
• « Dans quel état est cet élément? » L'état de l'immeuble, qui donne la condition de chaque élément, les constats de l'inspection et des photos.
• « Qu'a observé l'inspecteur lors de sa visite? » Le rapport d'inspection, remis avec le carnet, qui rassemble l'ensemble de ses observations et de ses photos.
• « Quand faudra-t-il refaire la toiture? » Les réparations majeures et les remplacements, qui couvrent la planification sur au moins 25 ans.
• « Que faut-il faire pour entretenir nos gouttières? » Les entretiens courants et les interventions ponctuelles.

PDF ou Excel : lequel utiliser?

Votre carnet vous est remis en format PDF et en format Excel, ce qui vous permet de choisir selon ce que vous voulez faire.

• Le PDF pour consulter et partager. Sa mise en page est fixe, ce qui le rend idéal pour l'archiver au registre de la copropriété, le transmettre aux administrateurs ou le présenter en assemblée.
• Le fichier Excel pour travailler. Il reprend les trois tableaux de planification. Vous pouvez y trier les interventions par année, filtrer un élément ou un niveau de priorité, et réutiliser les données pour préparer votre budget annuel. Un onglet « Historique des interventions » vous permet de consigner les travaux réalisés.
• Conserver l'original. Avant de modifier le fichier Excel, gardez-en une copie intacte, qui demeure la version officielle livrée par Hoodi.

Le logiciel Hoodi reprend la planification de votre carnet, avec les photos associées aux entretiens courants et aux interventions ponctuelles. Comme il n'exporte pas en format Excel, conservez précieusement le fichier livré.

Comment vous approprier vos documents

Une première exploration méthodique vous permettra de retrouver rapidement l'information par la suite.

• Classer les fichiers ensemble. Regroupez les versions PDF et Excel du carnet, le rapport d'inspection et l'étude du fonds de prévoyance dans un même dossier partagé par le conseil.
• Repérer les éléments clés. Cherchez dans le document des réparations majeures et des remplacements les quelques postes les plus importants pour votre immeuble, comme la toiture, les fenêtres ou les balcons.
• Faire un premier tri dans Excel. Filtrez les interventions des deux prochaines années afin d'avoir sous les yeux ce qui demandera l'attention du conseil à court terme.

Et si…

• Une intervention du sommaire a déjà été réalisée. Signalez-le pendant la période de révision de 90 jours, facture à l'appui ; par la suite, consignez-la dans l'historique du carnet.
• Un élément de votre immeuble n'apparaît dans aucun tableau. Le carnet ne contient que les éléments réellement présents et évalués. Demandez à notre équipe si l'élément a été évalué et, s'il manque, ajoutez-le à votre demande de révision.