Définir la priorité, le responsable et le rappel d'une tâche

Trois réglages font d'une tâche inscrite au carnet une tâche qui sera réellement faite : son niveau de priorité, la personne qui s'en occupe et le moment où le logiciel la rappelle.

Pour qui

Les administrateurs et les gestionnaires règlent ces trois champs. Le responsable désigné, quel que soit son rôle, reçoit les avis qui concernent sa tâche.

Avant de commencer

Ces trois réglages se trouvent dans le panneau de la tâche : dans Carnet d'entretien, cliquez sur la ligne de la tâche pour l'ouvrir. La priorité existe pour les entretiens courants et ponctuels, chacun avec sa propre échelle ; les travaux et les tâches administratives n'en ont pas.

Choisir la priorité

Cliquez sur la valeur affichée à côté de Priorité, ou sur Définir si aucune priorité n'est encore choisie. Pour un entretien courant, trois niveaux de priorité sont proposés.

• Préventif. Un entretien proactif, qui maintient l'élément en bon état et prévient l'apparition ou l'aggravation d'un problème.
• Important. Un entretien qui a un effet direct sur la durée de vie ou le bon fonctionnement des équipements et des infrastructures.
• Obligatoire. Un entretien lié à la sécurité des occupants ou à la conformité aux lois et aux règlements, qui exige un suivi rigoureux.

Pour un entretien ponctuel, l'échelle est différente : Bas, Moyen, Élevé ou Urgent.

Le choix s'applique aussitôt. La priorité s'affiche en couleur dans la liste des entretiens, et vous pouvez trier la liste par priorité pour voir d'abord ce qui ne peut pas attendre.

Assigner un responsable

Cliquez sur Assigner un responsable, ou sur le nom déjà affiché pour le remplacer. La liste présente Aucun responsable, puis tous les utilisateurs du syndicat.

Choisissez une personne : l'assignation est immédiate et consignée dans le fil d'activités. La tâche apparaît ensuite dans la section Mes tâches de cette personne, et elle en est avisée par courriel selon ses préférences.

Une personne invitée qui n'a pas encore créé son compte apparaît dans la liste par son adresse courriel plutôt que par son nom. Si la personne voulue n'y figure pas, un administrateur doit d'abord l'inviter dans les paramètres du syndicat (voir l'article « Gérer les utilisateurs : inviter, changer le rôle, retirer »).

Configurer un rappel

Dans la barre Vous n'avez aucun rappel, cliquez sur Configurer. La fenêtre Modifier le rappel propose cinq choix.

• Aucun rappel.
• Rappel 1, 2 ou 3 mois avant la date d'échéance.
• Rappel personnalisé. Vous indiquez un nombre et une unité, par exemple 2 semaines ou 6 mois avant l'échéance.

Cliquez sur Soumettre. Si l'échéance de la tâche est déjà passée, le logiciel vous prévient qu'il n'y aura pas de rappel pour l'occurrence en cours ; le rappel s'appliquera à la suivante.

Suivre ses tâches dans Mes tâches

La section Mes tâches du menu de gauche rassemble les tâches dont vous êtes responsable dans le syndicat courant, tous types confondus : entretiens courants et ponctuels, travaux et tâches administratives. La pastille affichée à côté du menu indique leur nombre. On y retrouve les onglets Liste, Calendrier et Historique, comme dans la section Administration, et un filtre par type de tâche.

Régler ses avis par courriel

Chaque utilisateur choisit les courriels qu'il reçoit, dont les notifications pour les tâches qui lui sont assignées et pour celles qui tombent en retard. La marche à suivre est dans l'article « Régler ses paramètres personnels : profil, courriel, notifications et mot de passe ».

Résultat

La liste des entretiens affiche la priorité et le responsable de chaque tâche. Le responsable retrouve ses tâches dans Mes tâches et reçoit les rappels configurés. Dans la page Indicateurs, les tâches en retard sont comptées quel que soit leur responsable.

Et si…

• Le responsable quitte le conseil. Réassignez ses tâches à une autre personne avant de retirer son accès ; sinon elles resteront à son nom sans que personne n'en soit avisé.
• Je veux assigner un entrepreneur. Les responsables sont des utilisateurs du logiciel. Pour un entrepreneur ou un fournisseur, inscrivez-le plutôt comme intervenant dans les paramètres du syndicat : vous pourrez le désigner comme exécutant au moment de compléter la tâche.
• Je ne reçois aucun courriel. Vérifiez vos préférences, puis votre dossier de courrier indésirable.

Pour comprendre

Les niveaux de priorité des entretiens courants reprennent ceux de votre carnet d'entretien : Obligatoire, Important ou Préventif. Dans le carnet, les interventions ponctuelles portent aussi l'un de ces niveaux ; dans le logiciel, les entretiens ponctuels utilisent leur propre échelle. L'article « Lire les entretiens courants et les interventions ponctuelles » du parcours « Lire votre carnet d'entretien » détaille ce classement et la façon d'en tenir compte dans le plan de l'année.