Trouver et organiser ses tâches : recherche, tri, filtres, calendrier et impression

Un carnet compte souvent plus de cinquante entretiens. Voici les outils qui permettent de retrouver une tâche, de voir celles du mois et de produire une liste à imprimer.

Pour qui

Tous les rôles disposent de ces outils, dans les sections auxquelles ils ont accès.

Avant de commencer

Les mêmes outils se retrouvent en haut de chaque liste du logiciel : Carnet d'entretien, Administration, Mes tâches et Vue d'ensemble. Une fois compris dans le carnet, ils se reconnaissent partout.

1. Rechercher. Tapez un mot du nom de la tâche ou de son élément ; la liste se filtre à mesure.
2. Trier. Change l'ordre de la liste.
3. Filtrer. Le bouton à l'œil barré masque certains types de tâches.
4. Les filtres offerts dépendent de la liste : ici, Entretien - Courant et Entretien - Ponctuel.
5. Imprimer. Prépare la liste affichée pour l'impression ou l'export en PDF.

Trier la liste

Cliquez sur Trier par pour choisir l'ordre d'affichage.

• Échéance (croissante), l'ordre par défaut, montre d'abord les tâches en retard puis celles qui approchent. Échéance (décroissante) fait l'inverse.
• Responsable (A-Z ou Z-A) regroupe les tâches par personne.
• Priorité (élevée → basse) place en tête les tâches obligatoires, puis importantes, puis préventives.

Filtrer par type

Cliquez sur le bouton à l'œil barré et décochez les types à masquer. Dans l'onglet Entretiens du carnet, vous pouvez afficher seulement les entretiens courants ou seulement les ponctuels. Dans Mes tâches, le filtre offre aussi les travaux et les tâches administratives. Le filtre reste actif tant que la page est ouverte.

Voir le calendrier

L'onglet Calendrier du carnet d'entretien présente les tâches mois par mois, en colonnes.

• La bascule Année civile / Année fiscale aligne le calendrier sur l'année de janvier à décembre ou sur l'année financière de votre syndicat, celle du budget.
• Les flèches font défiler les années ; Ce mois-ci ramène au mois courant.
• Sur chaque carte, la pastille indique l'état : une coche verte pour une tâche complétée, un point d'exclamation rouge pour une tâche en retard, un cercle vide pour une tâche à venir. Un clic sur la carte ouvre le panneau de la tâche.

Le calendrier est l'outil du conseil pour préparer la saison : les nettoyages de printemps, les vérifications d'automne avant le gel, les inspections à regrouper.

Voir tous ses syndicats d'un coup

Si vous gérez plusieurs syndicats, la Vue d'ensemble du menu de gauche réunit leurs tâches dans une seule liste.

• Les onglets En retard et À venir affichent le nombre de tâches, puis les sous-onglets Entretiens, Travaux et Tâches admin les répartissent par type.
• La colonne Syndicat indique à quel immeuble appartient chaque tâche.
• Un clic sur une ligne bascule vers ce syndicat et ouvre la tâche.

Pour les tâches dont vous êtes personnellement responsable, utilisez plutôt Mes tâches (voir l'article « Définir la priorité, le responsable et le rappel d'une tâche »).

Imprimer ou exporter une liste

Cliquez sur le bouton Imprimer à droite des outils. Un aperçu présente la liste telle qu'elle est filtrée et triée à l'écran, avec son titre et la date du jour.

Choisissez ensuite Exporter en PDF (1) ou Imprimer (2). L'impression d'une tâche seule et celle de l'historique sont présentées dans l'article « Imprimer et exporter en PDF ».

Résultat

Vous obtenez une liste réduite à ce qui vous intéresse, dans l'ordre qui vous sert, et une version imprimable pour la réunion du conseil ou pour un entrepreneur.

Et si…

• La recherche ne trouve rien. Elle porte sur le nom de la tâche et sur son élément, pas sur la description. Essayez un mot plus court, ou retirez le filtre par type.
• Le calendrier commence au mauvais mois. Vérifiez le premier mois de l'année financière dans les paramètres du syndicat ; c'est lui qui règle l'année fiscale du calendrier.
• La liste imprimée est trop longue. Filtrez et triez avant d'imprimer : l'aperçu reprend exactement ce qui est affiché.

Pour comprendre

Le calendrier des entretiens courants de votre carnet concentre les tâches sur quelques mois de l'année, souvent mai et octobre. L'article « Lire les entretiens courants et les interventions ponctuelles » du parcours « Lire votre carnet d'entretien » montre ce calendrier et explique comment équilibrer la charge d'une saison à l'autre.