Ajouter, consulter et télécharger un document
Une facture reçue, une soumission, le procès-verbal de l'assemblée : chaque document se téléverse dans le bon classeur, s'ouvre directement dans le logiciel et se télécharge au besoin.
Pour qui
Pour ajouter : les utilisateurs qui ont le droit de modification sur le classeur. Pour consulter et télécharger : tous ceux qui ont au moins le droit de consultation.
Avant de commencer
Ouvrez d'abord le classeur, et au besoin le dossier, où le document doit aller : il sera ajouté à l'endroit où vous vous trouvez. Pour un document qui concerne une tâche précise, vous pouvez aussi le téléverser depuis l'onglet Documents de la tâche ; il sera alors visible aux deux endroits (voir l'article « Ajouter des documents et des commentaires à une tâche »).
Téléverser des documents
- Dans le classeur ou le dossier voulu, cliquez sur le bouton +, puis sur Téléverser des documents.
- Glissez vos fichiers dans la zone prévue, ou cliquez sur Sélectionner des documents pour en choisir un ou plusieurs. Sélectionner un dossier ajoute d'un coup tout le contenu d'un dossier de votre ordinateur.
- Pour chaque document, vous pouvez préciser le titre, ajouter une description et des mots-clés qui faciliteront la recherche.
- Cliquez sur Ajouter les documents.
Consulter un document
Cliquez sur la vignette du document, ou ouvrez son menu … et choisissez Aperçu. Les PDF et les images s'affichent dans une visionneuse intégrée, avec le zoom et les pages ; les fichiers Word et Excel peuvent aussi être consultés sans les télécharger.
Télécharger un document
Dans le menu … du document, choisissez Télécharger. Le fichier est enregistré dans le dossier de téléchargement de votre appareil, sous son nom d'origine. Le même bouton existe dans le volet Détails du document.
Résultat
Le document est rangé dans son classeur, visible par les rôles qui y ont accès, et retrouvable par la recherche. Sa vignette affiche la date d'ajout.
Et si…
- Le téléversement échoue. Vérifiez la taille du fichier et votre connexion, puis réessayez. Un fichier très lourd, comme un scan de plusieurs centaines de pages, peut être compressé en PDF avant l'envoi.
- Je me suis trompé de classeur. Déplacez le document (voir l'article « Renommer, déplacer, supprimer et restaurer des documents »).
- Le bouton + n'apparaît pas. Votre rôle n'a que le droit de consultation sur ce classeur. Demandez à un administrateur.
Pour comprendre
Garder les factures et les rapports d'entrepreneurs avec le carnet facilite sa tenue et la préparation de l'attestation du syndicat lors d'une vente. L'article « Documenter les travaux réalisés » de « Le cycle de vie des documents » explique quoi conserver.