Gérer un sinistre : déclarer, documenter et suivre la réclamation

Un dégât d'eau, un refoulement d'égout ou un bris d'équipement survient dans l'immeuble? La section Sinistres réunit au même endroit tout ce que le conseil doit garder en mémoire : ce qui s'est passé, les mesures prises, les personnes en cause, la réclamation d'assurance et les échanges. En sept étapes, vous ouvrez un dossier de sinistre et vous le faites avancer jusqu'au règlement.

Ce que vous saurez faire

Ajouter un sinistre, le décrire, suivre son statut, documenter la responsabilité civile et la réclamation d'assurance, puis garder la trace des échanges et des documents.

Pour qui

Les administrateurs et les gestionnaires. La section Sinistres ne s'affiche pas pour les copropriétaires ni pour le concierge (voir l'article « Les rôles et permissions »).

Avant de commencer

Rien n'est obligatoire pour ouvrir le dossier : vous pourrez le compléter au fil des jours. Ayez sous la main ce que vous savez déjà, par exemple :

les dates : quand le sinistre est survenu, quand il a été découvert et quand il a été signalé au syndicat ;
les unités et les parties communes touchées ;
les photos et les rapports reçus (plombier, expert, entrepreneur) ;
les coordonnées de l'assureur et le numéro de dossier, si une réclamation est déposée.

Le logiciel enregistre chaque changement automatiquement : le message Modifications sauvegardées s'affiche en bas à droite.

1. Ouvrir la section Sinistres

Cliquez sur Sinistres dans le menu de gauche. La liste affiche chaque sinistre avec son type, sa date de survenance, son responsable et son statut. La barre Rechercher retrouve un sinistre par son nom. Dans le menu, la pastille à côté de Sinistres indique le nombre de sinistres qui ne sont pas encore réglés.

Capture de la section Sinistres : le lien Sinistres dans le menu de gauche (1), le bouton + pour ajouter un sinistre (2), un sinistre de la liste avec son type, sa date, son responsable et son statut (3) et la mention réservant la section aux administrateurs et aux gestionnaires (4).

2. Ajouter le sinistre

Cliquez sur le bouton +, en haut à droite de la liste.
Donnez au sinistre un nom qui le distingue, par exemple « Dégât d'eau – unité 301 ».
Choisissez son type : dégât d'eau, infiltration, refoulement d'égout, incendie, vandalisme ou acte malveillant, vol, événement climatique, bris d'équipement ou autre.
Cliquez sur Ajouter.

La page du sinistre s'ouvre, avec le statut Déclaré.

Capture de la fenêtre Ajouter un sinistre : le nom Dégât d'eau – unité 301 (1), le type Dégât d'eau (2) et le bouton Ajouter (3).

3. Décrire ce qui s'est passé

La section Le sinistre rassemble les faits. Remplissez ce que vous savez :

Le type et l'origine présumée : partie commune, partie privative, partie commune à usage restreint, extérieur ou tiers, ou indéterminée. C'est ce que le conseil croit à ce stade ; vous pourrez le changer.
Les trois dates : la survenance, la découverte et la déclaration au syndicat.
Le responsable : la personne qui suit le dossier pour le conseil.
Les unités et les parties communes affectées, choisies dans les listes du syndicat.

Capture de la section Le sinistre : le type Dégât d'eau et l'origine présumée Partie privative (1), les dates de survenance, de découverte et de déclaration au syndicat (2), le responsable (3), les unités 301 et 401 et la partie commune affectée (4).

Plus bas, la description raconte l'événement en quelques phrases, et les mesures d'urgence prises notent ce qui a été fait tout de suite : eau coupée, plombier appelé, déshumidificateurs installés, photos prises. Les intervenants d'urgence se choisissent parmi les intervenants du syndicat (voir l'article « Gérer les intervenants : entrepreneurs, fournisseurs et contacts »).

4. Faire avancer le statut

Le statut, en haut à droite de la page, montre où en est le dossier. Cliquez dessus et choisissez l'étape :

Déclaré ;
Constat et mesures d'urgence ;
En traitement assurances ;
Travaux en cours ;
Récupération ;
Réglé.

Le statut s'affiche aussi dans la liste des sinistres : d'un coup d'œil, le conseil voit les dossiers qui demandent encore son attention.

Capture du statut d'un sinistre (1) et de la liste de ses six étapes, de Déclaré à Réglé (2).

5. Documenter la responsabilité civile

La section Responsabilité civile sert à consigner ce que le conseil a retenu, avec l'aide de l'assureur ou d'un professionnel. Le logiciel ne détermine pas qui est responsable : il garde la trace de la décision et de ses motifs.

Choisissez le statut : à déterminer, attribuée, contestée ou aucune partie identifiée.
Si la responsabilité est attribuée, cliquez sur Ajouter une partie et indiquez son type (copropriétaire ou locataire d'une unité, entrepreneur ou fournisseur, tiers, ou le syndicat lui-même), l'unité s'il y a lieu, le motif retenu et une note justificative. Ajoutez autant de parties qu'il le faut.
Dans Réclamation du syndicat, inscrivez le montant réclamé et sa nature (franchise, dommages non couverts, excédent des protections, frais divers). Inscrivez ensuite le montant recouvré : une fois reçu, il réduit le solde à la charge du syndicat, calculé automatiquement.

Capture de la section Responsabilité civile : le statut Attribuée (1), le bouton Ajouter une partie (2), une partie mise en cause avec son type, son unité, le motif retenu et une note justificative (3), la réclamation du syndicat avec le montant et sa nature (4) et le solde à la charge du syndicat (5).

6. Suivre la réclamation d'assurance

La section Assurances suit les échanges avec l'assureur du syndicat :

activez Assureur informé et inscrivez la date de l'avis à l'assureur ;
choisissez la décision : à déterminer, réclamation déposée ou décision de ne pas réclamer ;
si une réclamation est déposée, notez l'assureur, le numéro de dossier et les coordonnées de l'expert en sinistre ;
inscrivez l'indemnité prévue, puis l'indemnité reçue ;
indiquez la franchise applicable et, s'il y a lieu, cochez Franchise couverte par le fonds d'auto assurance.

Capture de la section Assurances : l'assureur informé et la date de l'avis (1), la décision Réclamation déposée (2), l'assureur, le numéro de dossier et les coordonnées de l'expert en sinistre (3), les indemnités prévue et reçue (4), la franchise et la case Franchise couverte par le fonds d'auto assurance (5).

7. Garder la trace dans le fil d'activités

Le fil d'activités, à droite de la page, est la mémoire du dossier :

écrivez un commentaire, par exemple le rendez-vous avec l'expert, puis cliquez sur Commenter ;
cliquez sur Téléverser des documents pour joindre les photos, les rapports, les soumissions et les factures ;
chaque changement (statut, responsable, décision, etc.) s'y inscrit automatiquement, avec son auteur et sa date.

Capture du fil d'activités : un commentaire en cours de rédaction (1), le bouton Commenter (2), le bouton Téléverser des documents (3) et l'historique des changements, avec l'auteur et la date (4).

Résultat

Le sinistre a son dossier complet : les faits, les décisions, les montants et les échanges sont au même endroit, accessibles à tous les administrateurs et gestionnaires, même si le responsable change en cours de route.

Et si…

L'unité ou la partie commune touchée n'est pas dans la liste. Les listes proposent de créer une unité ou un nouvel élément sans quitter la page.
Plusieurs personnes sont mises en cause. Cliquez de nouveau sur Ajouter une partie ; Retirer cette partie l'enlève.
Le conseil décide de ne pas réclamer. Choisissez Décision de ne pas réclamer et expliquez-en le motif dans le champ prévu.
Le sinistre a été ajouté par erreur. Cliquez sur le menu …, à droite du statut, puis sur Supprimer le sinistre.

Pour comprendre

Hoodi ne donne pas d'avis juridique ni d'avis en matière d'assurance. Pour la couverture d'un sinistre, adressez-vous à l'assureur ou au courtier du syndicat ; pour savoir qui est responsable, consultez la déclaration de copropriété et un professionnel du droit. Les termes de la copropriété sont expliqués dans le « Lexique de la copropriété divise ».