Lexique de la copropriété divise

Découvrez le sens des termes que vous rencontrerez dans votre carnet d'entretien, votre étude du fonds de prévoyance et les textes de la Loi 16, expliqués simplement et regroupés par thème.

L'essentiel

Les documents qui encadrent la gestion d'une copropriété emploient un vocabulaire précis, parfois technique, parfois juridique. Plusieurs mots du quotidien y prennent un sens particulier : une « réparation » n'est pas toujours de l'entretien, un « scénario » ne désigne pas forcément un choix parmi plusieurs options, et une « révision » n'est pas une « mise à jour ».

Ce lexique regroupe les termes les plus fréquents en six familles, de la copropriété elle-même jusqu'à vos outils et vos interlocuteurs Hoodi. Les termes sont présentés tels qu'ils apparaissent dans vos documents. Vous pouvez parcourir le lexique d'un bout à l'autre ou vous y référer au besoin, au fil de votre lecture.

La copropriété et ses acteurs

Ces termes décrivent l'organisation de votre copropriété : qui la compose, qui la gère et comment l'immeuble est partagé entre parties communes et privatives.

Syndicat de copropriété. Personne morale formée de l'ensemble des copropriétaires, chargée de la conservation de l'immeuble, de l'entretien et de l'administration des parties communes. C'est lui qui possède le fonds de prévoyance et qui doit obtenir le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance.

Conseil d'administration. Groupe d'administrateurs élus par l'assemblée des copropriétaires pour administrer le syndicat. Il adopte notamment le budget annuel, fixe les contributions au fonds de prévoyance et tient le carnet d'entretien à jour chaque année.

Représentant autorisé. Personne désignée par le syndicat pour le représenter auprès de Hoodi pendant le projet. Elle reçoit les communications liées au dossier, accède au compte client et transmet l'information aux autres administrateurs.

Assemblée des copropriétaires. Réunion de l'ensemble des copropriétaires. Elle élit les administrateurs et prend les décisions que la loi ou la déclaration de copropriété lui réservent.

Déclaration de copropriété. Acte qui établit la copropriété. Elle précise notamment ce qui est commun ou privatif, la valeur relative de chaque fraction et, s'il y a lieu, les règles particulières de répartition de certaines charges.

Partie commune. Partie de l'immeuble qui appartient à l'ensemble des copropriétaires, comme la toiture, les fondations, le revêtement extérieur ou les corridors. Le carnet et l'étude portent sur ces parties.

Partie privative. Partie de l'immeuble qui appartient à un seul copropriétaire, généralement l'intérieur de son unité. Le carnet et l'étude ne la couvrent pas.

Partie commune à usage restreint (PCUR). Partie commune dont l'usage est réservé à un ou à certains copropriétaires, comme un balcon, une terrasse ou un stationnement. Elle demeure une partie commune : le syndicat reste responsable de s'assurer qu'elle est entretenue et remplacée au besoin. Selon la déclaration de copropriété, son entretien courant peut être à la charge des copropriétaires qui en ont l'usage ; ses réparations majeures et son remplacement relèvent du fonds de prévoyance, et votre étude indique, s'il y a lieu, comment ils sont répartis.

Quote-part. Part de chaque copropriétaire dans les charges communes, établie selon la valeur relative de sa fraction inscrite à la déclaration de copropriété. Par exemple, une unité qui représente 3 % de la valeur de l'immeuble assume 3 % des charges communes.

Charges communes. Terme juridique des « frais de condo ». Ce sont les sommes perçues auprès des copropriétaires pour payer l'administration, l'entretien et la conservation de l'immeuble, y compris les contributions au fonds de prévoyance.

Registre de la copropriété. Ensemble des documents officiels que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires. Le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance en font partie.

Le cadre légal

Ces termes renvoient au cadre légal de la copropriété. Pour en savoir plus, voir « Repères sur la Loi 16 ».

Loi 16. Loi qui a réformé le droit de la copropriété divise au Québec, notamment en ce qui concerne le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance et l'attestation du syndicat. L'article « Repères sur la Loi 16 » en présente les grandes lignes.

Professionnel autorisé. Professionnel membre d'un ordre professionnel, indépendant du syndicat, qui prépare le carnet d'entretien ou l'étude du fonds de prévoyance.

Cotisation spéciale. Somme exigée des copropriétaires en plus des charges communes habituelles, pour répondre à un besoin ponctuel, par exemple lorsque le fonds de prévoyance ne suffit pas à payer des travaux. Elle se décide après une consultation de l'assemblée des copropriétaires (voir « Fonds de prévoyance ou budget d'exploitation? »).

Attestation du syndicat. Document que le syndicat remet, dans les 15 jours suivant la demande, au copropriétaire qui vend son unité, afin qu'il la transmette au promettant acheteur. Elle présente notamment le solde du fonds de prévoyance, le montant que l'étude prévoit au fonds pour le début de l'année et les réparations majeures réalisées et à venir.

Promettant acheteur. Personne qui a signé une promesse d'achat pour une unité. C'est à elle que le vendeur remet l'attestation du syndicat.

Le carnet d'entretien et l'inspection

Ces termes décrivent l'état de votre immeuble et la planification des interventions, tels qu'ils apparaissent dans le rapport d'inspection et dans les documents du carnet.

Carnet d'entretien. Ensemble de documents qui décrit les parties communes, leur état et la planification de leurs entretiens, réparations majeures et remplacements. Il est livré en cinq documents PDF (le sommaire, l'inventaire des éléments, l'état de l'immeuble, les réparations majeures et remplacements, et les entretiens courants et interventions ponctuelles) et en format Excel. Il réunit aussi, au fil des ans, l'historique des travaux, les contrats, les garanties et les manuels.

Rapport d'inspection. Document remis avec le carnet, qui présente, photos à l'appui, l'ensemble des observations faites lors de l'inspection visuelle des parties communes.

Collecte d'informations. Étape du projet où le syndicat transmet l'historique des travaux et la situation de son fonds de prévoyance au moyen d'un formulaire en ligne. Ces renseignements permettent d'ajuster les échéances à la réalité de l'immeuble.

Élément. Chacune des parties de l'immeuble inventoriées dans le carnet, comme une toiture, des fenêtres ou un réseau de plomberie. Chaque élément porte un code et un nom, les mêmes dans tous les documents du carnet et dans l'étude, par exemple « B4010 – Fenêtres en PVC (ou hybride) ».

Inventaire des éléments. Document du carnet qui présente une fiche par élément : sa description, ce qu'il comprend, son emplacement, son année d'installation ou de dernier remplacement et sa durée de vie théorique. Les éléments y sont classés selon un système de classification standardisé, en sept groupes, des infrastructures jusqu'au terrain.

État de l'immeuble. Document du carnet qui présente, pour chaque élément, sa condition générale, les observations de l'inspection, les recommandations et des photos.

Condition générale. Appréciation globale de l'état d'un élément, choisie parmi six possibilités : en bonne condition, condition acceptable, en mauvaise condition, fin de vie utile, élément non observé ou élément inaccessible. Elle décrit l'élément visé, et non l'immeuble dans son ensemble.

Durée de vie théorique. Nombre d'années pendant lesquelles un élément d'un type donné remplit normalement sa fonction, établi selon l'expérience et les données de l'industrie. On parle aussi de durée de vie utile. Par exemple, des fenêtres en PVC durent généralement environ 35 ans.

Durée de vie restante. Nombre d'années estimé avant qu'un élément atteigne la fin de sa durée de vie. Elle tient compte de son âge, de sa durée de vie théorique et de l'état observé lors de l'inspection.

Échéance. Moment prévu pour une intervention. Pour une réparation majeure ou un remplacement, c'est une année : l'année d'installation ou du dernier remplacement, à laquelle s'ajoute la durée de vie théorique, ajustée selon l'état observé. Pour une intervention ponctuelle, c'est un mois recommandé. Dans tous les cas, c'est un repère de planification.

Entretien courant. Tâche récurrente qui préserve un élément ou assure son bon fonctionnement, comme un nettoyage ou une vérification visuelle. Le carnet en précise la fréquence (chaque année, aux 2 ans, aux 3 ans…) et les mois recommandés. Il est payé à même le budget d'exploitation.

Intervention ponctuelle. Tâche qui ne se répète pas et répond à un besoin précis : un entretien ponctuel, une réparation mineure ou une expertise. Elle découle le plus souvent d'un constat de l'inspection, porte une échéance et un niveau de priorité, et est habituellement payée à même le budget d'exploitation.

Niveau de priorité. Importance attribuée à un entretien courant ou à une intervention ponctuelle. Obligatoire : essentiel à la sécurité de l'immeuble et à sa conformité aux lois et aux règlements. Important : effet direct sur la durée de vie ou le bon fonctionnement des éléments. Préventif : entretien proactif qui maintient l'immeuble en bon état et prévient l'apparition de problèmes.

Réparation majeure. Réparation d'une partie importante de l'immeuble, comme l'enveloppe, la toiture ou les services, qui représente une dépense exceptionnelle. Elle est financée par le fonds de prévoyance, même si le mot employé est « réparer ».

Remplacement. Intervention qui consiste à remplacer un élément, ou une partie importante de celui-ci, par un autre de qualité équivalente à la fin de sa durée de vie. Il est financé par le fonds de prévoyance.

Cycle d'intervention. Intervalle auquel une réparation majeure ou un remplacement revient, par exemple « Aux 15 ans ». La mention « Une fois seulement » désigne une intervention qui ne se répète pas. C'est pourquoi un même élément peut apparaître plusieurs fois dans le tableau sans qu'il s'agisse d'un doublon.

Intervention échelonnée. Réparation majeure ou remplacement réparti sur plusieurs années consécutives, chacune avec son propre montant, par exemple « Intervention échelonnée sur 2 années (Intervention 1 de 2) ».

Surveillance. Recommandation de suivre l'évolution d'une condition dans le temps, comme une fissure fine, et d'agir si elle change. Elle ne signale pas une urgence.

Expertise. Évaluation par un spécialiste, recommandée lorsqu'une observation laisse planer un doute sur la cause ou l'étendue d'un problème. Pour tout élément à caractère structural, c'est un ingénieur qui est indiqué.

Historique des interventions. Onglet du fichier Excel du carnet, prévu pour consigner les travaux réalisés : l'élément, l'intervention, la personne ou l'entreprise qui l'a réalisée, la date, le coût et l'endroit où sont conservés les documents.

L'étude du fonds de prévoyance

Ces termes servent à lire les sections de votre étude et à comprendre comment la contribution recommandée est établie.

Fonds de prévoyance. Réserve financière obligatoire du syndicat, destinée uniquement aux réparations majeures et au remplacement des parties communes. Il appartient au syndicat et non aux copropriétaires. Ses sommes sont généralement conservées dans des placements à capital garanti, dont une partie demeure disponible à court terme.

Étude du fonds de prévoyance. Rapport d'un professionnel qui estime le coût des réparations majeures et des remplacements prévus au carnet et recommande les sommes à verser chaque année au fonds. Elle est mise à jour périodiquement par un professionnel.

Budget d'exploitation. Budget annuel du syndicat qui paie les dépenses courantes, comme l'entretien, l'administration, les assurances et les réparations mineures. Il est distinct du fonds de prévoyance.

Solde de départ. Montant total que le fonds de prévoyance contient au début de la première année financière couverte par l'étude, peu importe où les sommes sont conservées. Il exclut les sommes réservées aux dépenses courantes. C'est le point de départ de tous les calculs.

Scénario recommandé. Recommandation de contribution présentée par l'étude, souvent nommée « scénario A ». Le mot désigne l'option recommandée, et non nécessairement un choix parmi plusieurs. Ce scénario peut demeurer valide sur un horizon plus long que 25 ans.

Contribution annuelle. Cotisation régulière que l'ensemble des copropriétaires verse chaque année au fonds de prévoyance, répartie selon les quotes-parts et, le cas échéant, les groupes de contribution. Dans l'étude, elle est indexée chaque année.

Renflouement. Contribution additionnelle qui s'ajoute à la contribution annuelle lorsque le fonds est insuffisant. La période de renflouement est indiquée dans votre étude.

Taux d'augmentation annuel. Taux selon lequel la contribution annuelle augmente chaque année pour suivre le coût des travaux. Il s'appuie sur l'indice des prix de la construction de Statistique Canada pour la région de Montréal, en moyenne sur une longue période.

Taux d'inflation. Taux qui projette le coût estimé d'une intervention jusqu'à l'année des travaux. Il reflète l'évolution du coût de la construction.

Taux de rendement. Rendement moyen prévu sur les sommes placées du fonds, appliqué au solde disponible. Il est établi à partir des placements habituellement accessibles aux syndicats et ne constitue pas un conseil de placement.

Flux de trésorerie. Tableau et graphique de l'étude qui montrent, année après année, le solde du fonds : le total en début de période, les contributions, le renflouement, les autres montants, les dépenses, les intérêts et le total en fin de période. Il permet de vérifier que les sommes sont disponibles chaque année de travaux.

Estimation des dépenses. Section de l'étude qui reprend chaque réparation majeure et chaque remplacement du carnet, avec son année, son coût estimé et le montant du scénario.

Coût estimé. Coût des travaux s'ils étaient réalisés aujourd'hui, taxes incluses. Il combine les quantités mesurées dans votre immeuble et des prix actuels du marché. C'est lui qui se compare le mieux à une soumission récente.

Montant du scénario. Coût estimé projeté à l'année prévue des travaux, selon le taux d'inflation. C'est la somme que le fonds devra avoir en main le moment venu. Un tiret dans cette colonne indique que l'intervention n'est pas comptée dans le calcul, parce qu'elle tombe au-delà de la portée du scénario ou sous le seuil de coût.

Seuil de coût. Montant minimal des dépenses considérées, indiqué dans votre étude. Une réparation majeure sous ce seuil demeure au carnet, mais est payée par le budget d'exploitation, ce qui explique parfois un écart entre le carnet et l'étude (voir « Ce que paie le fonds de prévoyance »).

Horizon de planification. Période sur laquelle l'étude présente ses projections. Votre étude présente des projections sur au moins 25 ans ; le scénario recommandé peut toutefois être établi sur un horizon plus long, par exemple 60 ans, afin d'inclure l'ensemble du cycle de vie des principaux éléments.

Groupe de contribution. Regroupement d'éléments dont le coût est réparti entre certains copropriétaires seulement, selon la déclaration de copropriété, par exemple ceux qui ont l'usage d'un stationnement intérieur. Toutes les sommes sont versées dans un seul et même fonds de prévoyance.

Clé de répartition. Règle qui détermine la part de chaque copropriétaire dans le coût d'un groupe de contribution. L'étude présente les groupes, mais il revient au syndicat d'établir une clé conforme à sa déclaration de copropriété.

Valeur de reconstruction. Coût estimé pour reconstruire l'immeuble en cas de perte totale, utilisé pour l'assurance. Votre étude ne l'utilise pas pour établir la contribution recommandée au fonds de prévoyance.

Le suivi des documents

Ces termes concernent la vie de vos documents après la livraison : leur consultation, leur correction et leur mise à jour.

Révision. Correction sans frais d'une information qui ne correspond pas à votre immeuble, demandée dans les 90 jours suivant la livraison de vos documents. L'article « Faire une demande de révision » présente la marche à suivre. Attention : sur la page Tarifs de hoodi.ai, la mise à jour porte le nom « Révision ».

Tenue annuelle du carnet. Suivi assuré par le conseil d'administration au moins une fois par année : il ajoute au carnet les renseignements et les documents relatifs aux entretiens, réparations et remplacements réalisés, ainsi que les travaux requis ou prévus qui n'ont pas été faits, avec leur raison. À ne pas confondre avec la mise à jour, préparée par un professionnel.

Mise à jour par un professionnel. Nouvelle version des documents, préparée par un professionnel autorisé à intervalles réguliers (voir « Préparer la mise à jour de vos documents »). Elle se distingue de la tenue annuelle du carnet par le conseil.

Projection. Dans le logiciel Hoodi, version numérique de l'évolution du fonds de prévoyance. Les dépenses prévues et le solde projeté s'ajustent lorsque des travaux sont complétés ou reportés, tandis que la contribution annuelle d'une projection créée par Hoodi ne se recalcule pas d'elle-même : elle reste celle de l'étude, à moins qu'un utilisateur la modifie.

Vos outils et vos interlocuteurs Hoodi

Ces termes désignent les outils que vous utilisez et les personnes avec qui vous échangez pendant et après votre projet.

Compte client. Espace en ligne du représentant autorisé, lié à la commande. On y suit l'avancement du projet, on y paie et on y récupère les documents livrés en PDF. Il est distinct du logiciel Hoodi.

Logiciel Hoodi. Application en ligne qui rend le carnet numérique : tâches, historique, projections du fonds et documents du syndicat. Il est offert gratuitement pendant un an à partir de la livraison (ou de son activation, si vous l'activez plus tôt).

Rôle. Niveau d'accès d'un utilisateur du logiciel : Administrateur, Gestionnaire, Copropriétaire ou Concierge. Le représentant autorisé n'est pas un rôle du logiciel : c'est la personne responsable de la commande.

Fonds (dans le logiciel). Dans les projections du logiciel, un groupe de contribution peut être suivi comme un « fonds » distinct. Le syndicat conserve toutefois un seul fonds de prévoyance.

Chargé de projet. Professionnel membre d'un ordre professionnel, qui prépare votre carnet d'entretien et votre étude du fonds de prévoyance.

Responsable de l'accompagnement client. Point de contact du représentant autorisé pour les questions sur le projet et sur les documents, et pour prendre rendez-vous.

Attestation Condo. Module du logiciel qui sert à produire l'attestation du syndicat. On y parle de « composante » pour désigner un élément du carnet.