Où retrouver chaque document et comment transférer les accès

Découvrez où sont conservés le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance et les autres documents de votre syndicat, et comment transférer les accès au logiciel Hoodi et au projet lorsque le conseil change.

L'essentiel

Les documents de votre syndicat se trouvent à trois endroits complémentaires : le compte client du représentant autorisé, qui contient les documents livrés par Hoodi en PDF ; le logiciel Hoodi, qui rassemble le carnet numérique, les projections du fonds de prévoyance, une copie du carnet et de l'étude livrés, et les documents déposés par le syndicat ; et le registre de la copropriété, tenu par le syndicat lui-même.

L'accès à ces outils est lié à des personnes, et non au poste qu'elles occupent. Lorsqu'un administrateur quitte le conseil, ses accès ne passent pas automatiquement à son successeur : il faut les attribuer de nouveau, puis retirer ceux qui ne sont plus nécessaires.

Dans le compte client du représentant autorisé

Le compte client est l'espace du représentant autorisé lié à la commande du syndicat. C'est là que sont déposés les documents officiels au moment de la livraison, puis toute version révisée.

Les documents livrés par Hoodi. Les PDF officiels se trouvent dans la section Mes documents du compte client. Ils peuvent être téléchargés, puis transmis à une autre adresse, par exemple celle du syndicat.
Un accès réservé. Seul le représentant autorisé, responsable de la commande, voit ces documents : un autre administrateur ne les verra pas dans ce compte, même s'il siège au même conseil. Il retrouve toutefois le carnet et l'étude dans le logiciel.
Le lien avec le responsable de l'accompagnement client. Le compte client donne aussi accès aux coordonnées du responsable de l'accompagnement client et permet de prendre rendez-vous avec lui pour discuter des documents reçus.

Le représentant autorisé peut se connecter à son compte client en tout temps pour récupérer ces documents.

Dans le logiciel Hoodi

Les documents livrés ont aussi été importés et convertis dans le logiciel Hoodi, offert gratuitement pendant un an à partir de la livraison (ou de son activation, si vous l'activez plus tôt). C'est l'outil de travail du conseil au quotidien : il est accessible au représentant autorisé, aux administrateurs et aux copropriétaires qui y ont un profil, chacun selon son rôle, peu importe qui a passé la commande.

Le carnet d'entretien numérique. Il présente les interventions planifiées et l'historique des interventions réalisées, reliées à leur élément et aux photos de l'inspection (voir « S'orienter dans le logiciel »).
La section Prévoyance. Elle présente les projections du fonds de prévoyance tirées de votre étude, que le logiciel met à jour à mesure que des travaux sont complétés ou reportés dans le carnet.
La section Documents. Elle contient le classeur « Documents livrés par Hoodi », en lecture seule, où se trouvent votre carnet et votre étude. Elle regroupe aussi les documents déposés par le syndicat, comme les contrats, les garanties ou les procès-verbaux, classés dans des classeurs et des dossiers dont l'accès peut être limité selon le rôle de chaque utilisateur.
Les factures jointes aux tâches. Une facture peut être ajoutée directement à la tâche de travaux concernée, ce qui la garde à côté de l'intervention qu'elle documente.

Dans le registre de la copropriété

Le registre demeure la référence officielle du syndicat. Qu'il soit conservé sur papier ou en format numérique, il doit contenir le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance, au même titre que les autres documents du syndicat. Vous pouvez aussi déposer une copie numérique de ses documents dans la section Documents du logiciel Hoodi, afin qu'elle reste accessible d'un conseil à l'autre.

Transférer le projet ou les accès

Un changement au conseil touche deux types d'accès distincts : l'accès au logiciel Hoodi, géré par les administrateurs du syndicat, et la responsabilité du projet auprès de Hoodi, liée à la commande et confiée au représentant autorisé.

Comment ajouter un nouvel administrateur au logiciel?

Un utilisateur qui détient le rôle Administrateur invite chaque nouveau membre du conseil avec sa propre adresse courriel et lui attribue un rôle. Le rôle Administrateur, qui donne tous les droits, y compris inviter et retirer des utilisateurs et gérer l'abonnement, convient aux membres du conseil ; des rôles plus limités existent pour les copropriétaires, un gestionnaire externe ou un concierge. La marche à suivre et le détail des permissions de chaque rôle sont dans l'article « Gérer les utilisateurs : inviter, changer le rôle, retirer ».

Comment retirer un ancien administrateur?

Une personne ne peut pas retirer son propre accès : c'est un autre administrateur qui s'en charge, et la personne retirée ne reçoit plus les notifications de l'immeuble. Si l'administrateur sortant est le seul à détenir ce rôle, l'ordre des étapes compte.

Si l'administrateur sortant est le seul à détenir ce rôle : 1, il invite son successeur avec le rôle Administrateur ; 2, le nouvel administrateur accepte ; 3, le nouvel administrateur retire l'ancien accès. Une personne ne peut pas retirer son propre accès.

Comment transférer la commande à un nouveau représentant autorisé?

Si le représentant autorisé quitte le conseil, il transfère la commande depuis son compte client à la personne qui prend le relais, sans nouveau paiement ; le transfert devient effectif dès qu'elle l'accepte, et elle crée son propre compte avec son adresse courriel. Comme nous communiquons les informations du dossier uniquement au représentant autorisé, ce transfert lui permet de recevoir les suivis. Si le représentant autorisé n'est plus joignable, écrivez-nous au nom du conseil à accompagnement@hoodi.ai. Voir « Transférer la commande à un autre représentant ».

Et si…

Plus personne au conseil n'a le rôle Administrateur dans le logiciel. Écrivez à support@hoodi.ai au nom du conseil : notre équipe vous indiquera la marche à suivre.
Le nouveau conseil ne trouve pas le fichier Excel du carnet. Il se trouve parmi les documents livrés, dans le compte client du représentant autorisé : le logiciel n'exporte pas en Excel.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant

Quelques vérifications suffisent pour vous assurer que le nouveau conseil a accès à tout ce dont il a besoin.

Télécharger les documents officiels. Le représentant autorisé peut récupérer les PDF de son compte client et en déposer une copie dans le registre. Les administrateurs retrouvent aussi le carnet et l'étude dans le classeur « Documents livrés par Hoodi » du logiciel.
Vérifier les rôles. Confirmez qu'au moins deux membres du nouveau conseil détiennent le rôle d'administrateur afin d'éviter qu'un seul départ bloque la gestion des accès.
Faire le ménage des utilisateurs. Retirez les personnes qui ne siègent plus au conseil ou qui ont vendu leur unité.
Noter l'échéance de l'abonnement. La date de fin de l'année d'accès incluse et les options de renouvellement, réservées aux administrateurs, sont présentées dans « Abonnement et factures ».