Garder l'historique à jour

Découvrez ce qu'implique la tenue annuelle du carnet d'entretien et comment mettre en place une routine simple pour que l'historique de votre immeuble reste fiable d'une année à l'autre.

L'essentiel

Le carnet d'entretien est tenu à jour par le conseil d'administration au moins une fois par année : il y ajoute les renseignements et les documents relatifs aux travaux et aux entretiens réalisés. Cette tenue annuelle se distingue de la mise à jour périodique faite par un professionnel.

Tenir l'historique à jour ne se limite pas à cocher des tâches. Il s'agit de refléter tout ce qui a changé dans l'immeuble au cours de l'année : travaux réalisés, interventions reportées, équipements ajoutés ou retirés, contrats renouvelés et état du fonds de prévoyance.

Dans les faits, consigner chaque intervention au moment où elle est faite est beaucoup plus simple que de tout rattraper une fois par année : la rencontre annuelle sert alors surtout à vérifier que rien ne manque.

À quoi sert un historique fiable?

L'historique est la mémoire de votre immeuble. Il devient précieux bien au-delà du conseil qui l'a tenu.

• Lors d'une vente. L'attestation du syndicat se prépare beaucoup plus facilement lorsque l'historique des réparations majeures est déjà à jour.
• Lors de la mise à jour de vos documents. Le professionnel s'appuie sur l'historique pour établir les nouvelles échéances et ajuster la contribution selon les sommes réellement versées et dépensées.
• Lors d'un changement d'administrateurs. Un nouveau conseil peut reprendre le suivi sans devoir reconstituer des années d'information.
• Lors d'une demande d'un copropriétaire. Le carnet fait partie du registre de la copropriété, que le syndicat tient à la disposition des copropriétaires.

Ce qui change au cours d'une année

Une année dans la vie d'un immeuble apporte plus de changements qu'on le pense. Voici ceux qui doivent se retrouver dans le carnet.

Les entretiens et les travaux réalisés

Chaque tâche réalisée est consignée avec sa date, l'intervenant, le coût et les pièces justificatives. L'article « Documenter les travaux réalisés » détaille ce qu'il faut noter et conserver.

Les interventions reportées ou devancées

Votre conseil peut décider de reporter ou de devancer une intervention selon l'état réel de l'élément. Le carnet doit d'ailleurs mentionner les travaux requis ou prévus qui n'ont pas été faits, avec leur raison. Dans le logiciel Hoodi, il suffit de modifier l'échéance de la tâche et d'en indiquer la raison. Cette justification sera précieuse lors de la prochaine mise à jour, puisque le professionnel pourra constater l'état de l'élément et ajuster la planification en conséquence.

Les éléments ajoutés ou retirés

Un nouvel équipement, comme un système de caméras ou une borne de recharge, peut être ajouté à l'inventaire avec ses propres tâches d'entretien. À l'inverse, un élément retiré ou condamné, comme une cheminée, doit être signalé : il sera retiré de l'inventaire lors de la prochaine mise à jour.

Les contrats, garanties et rapports

Un nouveau contrat d'entretien, une garantie obtenue à la suite de travaux ou un rapport d'expertise réalisé par une autre firme ont leur place dans le carnet, puisqu'ils font partie de ce qu'il doit contenir.

Les données du fonds de prévoyance

À la fin de chaque année financière, le logiciel Hoodi vous permet d'inscrire les données de la dernière année complétée du fonds, qui servent de point de départ aux projections (voir « Créer et ajuster une projection »). Ces chiffres seront aussi utiles au professionnel lors de la mise à jour de l'étude.

Une routine annuelle en cinq étapes

Si les interventions ont été consignées au fil de l'année, une rencontre annuelle du conseil sert surtout à vérifier que rien ne manque. La fin de l'année financière est un bon moment, puisque les chiffres de l'année sont alors connus.

• Passer en revue les tâches de l'année. Vérifiez que chaque entretien et chaque intervention réalisés sont consignés et que les factures y sont jointes.
• Revoir les tâches en retard. Pour chacune, décidez s'il faut la réaliser, la reporter ou la supprimer si elle ne s'applique plus. Pour une tâche requise ou prévue qui n'est pas réalisée, indiquez-en la raison au carnet ; vous pouvez aussi la noter au procès-verbal.
• Mettre à jour l'inventaire. Ajoutez les nouveaux éléments et notez ceux qui ont été retirés ou modifiés.
• Inscrire les données financières. Saisissez les chiffres de la dernière année financière complétée du fonds de prévoyance.
• Consigner la tenue annuelle. Mentionnez au procès-verbal que le carnet a été revu, et par qui.

Consulter et imprimer l'historique

Un historique n'est utile que si l'on peut le consulter facilement. Le logiciel Hoodi le présente par élément ou pour l'ensemble du carnet, sur la période de votre choix, et permet de l'imprimer ou de l'enregistrer en PDF, par exemple pour l'annexer à un procès-verbal. Voir « Lire et corriger l'historique du carnet ».

Au départ, l'historique du logiciel est vide : c'est normal, puisque les tâches importées de votre carnet sont des interventions planifiées. Il se remplit à mesure que vous consignez des interventions. De même, après une révision ou une mise à jour de vos documents par Hoodi, une tâche déjà réalisée peut apparaître en double avec une échéance : il suffit de supprimer le doublon. L'article « Dépanner le carnet d'entretien » présente ces deux situations.

Que deviennent vos données si l'abonnement n'est pas renouvelé?

L'historique que vous bâtissez reste celui de votre syndicat. Si vous décidez de ne pas renouveler votre abonnement au logiciel Hoodi, vous recevez sans frais une copie de vos données de planification et d'historique en fichiers CSV, que vous pouvez ouvrir dans Excel, ainsi que les documents déposés dans leur format d'origine. Le travail accompli demeure donc disponible pour la suite.

Et si…

• La tenue annuelle de l'an dernier n'a pas été faite. Rattrapez-la à partir des factures de l'année, puis mentionnez au procès-verbal qu'elle a été faite.
• Des travaux ont été réalisés sans tâche prévue au carnet. Ajoutez l'intervention à l'historique avec sa date, son coût et sa facture (voir « Consigner une intervention déjà réalisée »).

Ce que vous pouvez faire dès maintenant

Il n'est jamais trop tard pour reprendre un historique en main.

• Fixer la date de votre rencontre annuelle. Inscrivez-la au calendrier du conseil, idéalement peu après la fin de votre année financière.
• Rattraper les travaux passés. Ajoutez à l'historique les interventions réalisées avant la livraison de vos documents dont vous avez encore les factures.
• Désigner un responsable. Confiez à un administrateur le soin de vérifier, au fil de l'année, que chaque intervention est consignée.