Commander la mise à jour de vos documents
Découvrez les formules offertes pour mettre à jour votre carnet d'entretien et votre étude du fonds de prévoyance, leurs conditions et les étapes à prévoir, de la commande à la livraison.
L'essentiel
Lorsque vos documents ont été préparés par Hoodi, ils sont mis à jour plutôt que refaits. Cette continuité permet d'offrir des tarifs de mise à jour inférieurs à ceux des documents originaux, à condition que votre copropriété fournisse son carnet d'entretien à jour.
La mise à jour se commande en ligne et suit un déroulement semblable à celui de votre premier projet, avec une inspection, une collecte d'informations et une livraison dans le compte client du représentant autorisé. Commandez-la de 15 à 18 mois avant l'échéance de votre étude.
Quelle formule choisir?
Selon le calendrier de vos documents, vous pouvez mettre à jour les deux documents ensemble ou seulement l'étude.
- La mise à jour du carnet et de l'étude. C'est la formule qui convient lorsque les deux documents arrivent à échéance en même temps, ce qui est le cas lorsque votre carnet suit le même rythme que l'étude.
- La mise à jour de l'étude seulement. Elle convient lorsque seule l'étude arrive à échéance, par exemple lorsque votre carnet suit un rythme plus long que l'étude.
Le rythme qui s'applique à chaque document est présenté dans « Préparer la mise à jour de vos documents ». Le prix comprend l'examen visuel des parties communes sur place, et le logiciel Hoodi est inclus gratuitement pendant un an. Si vous hésitez entre les deux formules, notre équipe vous aidera à déterminer celle qui correspond à votre situation.
À quelles conditions les tarifs de mise à jour s'appliquent-ils?
Les tarifs de mise à jour reposent sur le fait que le travail part d'une base existante et bien documentée. Ils sont donc offerts à deux conditions.
- Des documents originaux préparés par Hoodi. L'étude et le carnet originaux de votre copropriété doivent avoir été préparés par Hoodi.
- Un carnet d'entretien tenu à jour. Votre copropriété doit fournir son carnet à jour, c'est-à-dire l'historique des travaux et des entretiens réalisés depuis la dernière étude.
Les tarifs varient selon le type de copropriété et le nombre d'unités ou d'immeubles : ils sont présentés dans « Les tarifs du service Loi 16 », et les conditions qui s'y rattachent, notamment pour les rabais, sont celles publiées sur hoodi.ai. Sur la page Tarifs de hoodi.ai, la mise à jour porte le nom « Révision ».
Pourquoi un carnet à jour change tout
La condition du carnet à jour découle directement de la façon dont une mise à jour est réalisée.
Lorsque l'historique est complet, le professionnel sait quels éléments ont été remplacés ou réparés, à quelle date et à quel coût. Il peut alors concentrer son analyse sur l'évolution de l'immeuble plutôt que de reconstituer des années d'information. À l'inverse, un élément remplacé sans trace risque d'être planifié de nouveau comme s'il était d'origine, ce qui fausse les échéances et la contribution recommandée. Un carnet tenu à jour au fil des années, dans le logiciel Hoodi ou dans votre fichier Excel, est donc votre meilleure préparation.
Les étapes de la commande
La commande d'une mise à jour suit les mêmes grandes étapes que celle de vos documents originaux. Voici ce qu'il faut prévoir.
Passer la commande
La commande se fait en ligne, au moyen du formulaire de commande. Il est préférable qu'elle soit passée par le représentant autorisé du syndicat, qui recevra ensuite les communications liées au projet. Si la personne responsable change en cours de route, le représentant autorisé peut transférer la commande à une autre personne depuis son compte client, sans nouveau paiement (voir « Transférer la commande à un autre représentant »).
Confirmer le projet
Le représentant autorisé reçoit la facture du projet. Comme pour vos documents originaux, le démarrage est conditionnel à un premier versement, selon les modalités présentées dans « Payer votre commande ».
L'inspection et la collecte d'informations
L'inspection des parties communes est réalisée de nouveau afin de réévaluer l'état des éléments. Aucune inspection n'a lieu en hiver : une commande passée à la fin de l'automne ou en hiver est inspectée dès le printemps. Le représentant autorisé reçoit ensuite le lien du formulaire de collecte d'informations, qu'il peut partager avec les autres administrateurs. Votre carnet à jour vous permettra d'y confirmer rapidement l'historique des éléments et la situation du fonds.
La livraison
Lorsque les documents sont prêts, le représentant autorisé reçoit une demande de paiement du solde. Une fois celui-ci réglé, les documents mis à jour sont déposés dans son compte client et intégrés au logiciel Hoodi, où les administrateurs et les copropriétaires peuvent les consulter selon leur rôle. Si des tâches déjà réalisées y apparaissent en double, l'article « Lire et corriger l'historique du carnet » explique quoi faire.
Combien de temps prévoir?
Le délai courant entre la commande et la livraison est publié dans l'article « Délais et étapes de votre projet ». Aucune date de livraison ne peut être garantie et aucune inspection n'a lieu en hiver : commandez de 15 à 18 mois avant l'échéance de votre étude.
Comment vous préparer à commander
Une courte préparation avant la commande vous évitera des allers-retours pendant le projet.
- Vérifier votre échéance. Repérez l'année où votre étude doit être mise à jour et déterminez si votre carnet doit l'être en même temps.
- Faire le point sur votre carnet. Assurez-vous que les travaux et les entretiens réalisés depuis la dernière étude sont consignés, avec leurs factures.
- Rassembler les changements survenus. Rapports d'expertise, éléments ajoutés ou retirés, modifications à la déclaration de copropriété et données du fonds des dernières années.
- Prévoir la dépense. Inscrivez le coût de la mise à jour au budget de l'année où elle sera commandée, en tenant compte du premier versement exigé au démarrage.
Et si…
- Vos documents originaux n'ont pas été préparés par Hoodi. Les tarifs de mise à jour ne s'appliquent pas : écrivez à info@hoodi.ai pour connaître la formule qui convient à votre copropriété.
- Votre carnet n'a pas été tenu à jour. Rattrapez l'historique avant de commander, à partir des factures et des procès-verbaux. Si certaines informations restent introuvables, écrivez à accompagnement@hoodi.ai pour connaître les options.